About us 情シスのじかんとは？
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「BPR・BPOってなんだろう？」
「BPR・BPOの違いや利点ってなに？」
業務改革を進めていくなかで、上記のように感じた人も多いのではないでしょうか。
BPRとBPOの違いやそれぞれの特徴を把握しておかなければ、事業の業務改革を適切に行えなかったり、企業の変化にあわせた改革を進められなかったりする恐れがあります。
経営者や管理職に就いている人は詳細に理解しておいた方がよいでしょう。
今回はBPRとBPOの概要やメリット・デメリットを同時に用いられやすいRPAも交えながら解説していきます。
BPR・BPO・RPAの導入手順もあわせて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
まずはBPR・BPO・RPAそれぞれの簡単な解説をしていきます。
それぞれの概要を把握し、各項目にどのような違いがあるか詳しく理解していきましょう。
BPRとはBusiness Process Reengineeringの略であり、業務改革を意味します。
BPRは事業の生産性向上や効率化を測るために行われ、具体的に行う内容として業務プロセスの改革や人材配置、コストの見直しなどが挙げられます。
BPRの具体例を以下にまとめました。
紙媒体で発行していた納品書や領収書などをすべてWeb上で発行する
業務に携わる人材の役割をマネージャー・作業者という分け方から、より詳細に役割分担する
仕入れ先を変えて原価を下げたり、宣伝方法を見直して広告費用を下げたりする
また、BPRは中長期的な計画に基づいて進められる場合が多いです。そのため、すぐに効果が見込めたり、あらゆる業務が突然変わったりするケースは少ないです。
BPOはBusiness Process Outsourcingの略であり、事業の一部を外部の業者へ委託することを意味します。
人手の足りない企業がBPOを行うことで、自社の社員を重要な業務へ集中させられます。
そのためBPOは、以下のような事業の重要ではない非コア業務へ活用されることが多いです。
また、BPOによって業務にかかる費用を人件費から外注費へ移行することでコスト削減につながるケースもあります。
RPAはRobotic Process Automationの略であり、ロボットやソフトウェアなどのツールを導入し業務の一部を自動化・機械化することを意味します。
RPAの目的は、手動で行っている業務をツールを活用して自動化することによる、スピード感や生産性、効率性の向上です。
RPAの具体例を以下にまとめました。
手動入力していた顧客情報を自動で顧客管理シートへ反映されるようにする
チャットボットをかつようして顧客対応を自動化する
ソフトウェアを導入して給与計算や仕入れ、経費などの計算と管理を自動化する
RPAは人手不足の解消にもつながり、人材をコア業務へ集中させられたり業務にかかる人件費を削減できたりします。
一般的には、BPR（業務改革）の中にBPO（業務の外注）とRPA（業務の自動化）が包括されています。
なぜなら、BPRは業務の改革全般を指し、BPOの外注やRPAの自動化は手段として用いられるためです。
それぞれの関係を以下の図にまとめました。
ただし、必ずしもBPRからBPO・RPAの順序で展開するとは限らず、BPOやRPAをきっかけにBPRを始めるケースもあります。
例えば、ある企業で人手不足により事業が回らなくなったため外部のツールの利用を検討するとしましょう。
この場合、BPOによって業務を外注したり、RPAによってツールを導入したりといった手段を先に考えます。
しかし、上記の導入を進めていくなかで事業の根本的な課題を見つけ、全体の改革が必要となりBPRを行う場合があります。
このように、定義としてはBPO・RPAが手段としてBPRに包括されているものの、実際に改革を行う場合は順序が入れ替わったり、3つを同時に進行したりするケースが多いでしょう。
ここからは、BPR・BPO・RPAでできることや導入するメリットを紹介していきます。
| BPRのメリット | BPOのメリット | RPAのメリット |
| ①人事の配置を最適化できる ②労働環境を改善できる ③生産性が向上する ④品質向上が期待できる ⑤リスク把握ができる |
①リソースを集中できる ②業務を効率化できる ③コストを削減できる |
①人件費を削減できる ②人手不足を解消できる ③人為的なミスを減らせる |
自社の事業へ導入した場合にどのような効果が期待できるか、イメージしながら参考にしてみてください。
BPRのメリットは以下の5つです。
それぞれ詳しくみていきましょう。
BPRのメリット1つ目は人事の配置を最適化できることです。
BPRによって事業に携わる人材を適材適所に配置することで、業務全体の生産性と効率性の向上が期待できます。
マネジメントが得意な人は事業の管理部へ、職人気質の人は制作や設計の部署へ配置することで、働く人の能力を最大限に活用できるでしょう。
また、最適な人事の配置は社員のモチベーションアップにもつながりやすいです。社員が仕事にやりがいを感じて働くことで事業の生産性向上が期待できます。
BPRを行うことで、労働環境の改善もできます。
業務プロセスの中の一部を外部へ委託したり、機械化したりすることで、社員が手を動かす範囲を削減し労働時間を減らせます。
また、BPRによって給与形態の改善やリモートワークの導入など、労働環境の見直しをBPRの目的として行うケースも多いです。
労働環境の改善により社員のモチベーションが高まれば、事業全体へよい影響をもたらしてくれるでしょう。
BPRは生産性の向上にもつながります。
例えば製造業において、工程の見直しを図り制作スピードをはやくすることで、改革前の業務プロセスと同じ時間で製造できる商品数を増やせます。
ほかにも、自動化ツールを導入することで人が手動で行っていた作業時間を短縮することも可能です。
このように、業務プロセスの改善を目的としたBPRの場合でも、結果として生産性向上につながるケースが多いです。
BPRを行うことで、品質向上も期待できます。
BPRの一環として品質管理部門の改革や、製造・制作工程におけるチェック業務の改善を行うことで全体の品質向上へとつながります。
人事の最適な配置によって社員の労働意欲が向上し、全体の品質が高まることもあるでしょう。
その他、コストの見直すことでより多くの費用を原価にあてられることで品質向上につながりケースもあります。
リスク把握ができる点も、BPRの大きなメリットです。
業務の属人化は引き継ぎが難しくなったり、担当者が勤務できなくなった場合に品質やスピード感が落ちてしまったりといったさまざまなリスクがあります。
BPRによって業務プロセスの見直しを行い、各業務の詳細を企業全体で把握したり、マニュアルの作成をしたりすることで事業のリスクヘッジが可能です。
続いて、BPOのメリットを3つ紹介していきます。
こちらも、BPOを行った場合にどのような効果を期待できそうか、イメージを膨らませながら参考にしてみてください。
BPOを行うことで、事業のリソースを集中させられます。
BPOによって業務の一部や全体を外部へ委託することで、携わっていた人材やコスト、時間などの自社リソースに余裕がうまれ、これらを他の業務へあてられます。
企業の売り上げに大きく関わる事業へリソースを集中させられれば、全体の生産性アップにもつながるでしょう。
ただし、BPOはリソースの確保ができるのみであり、浮いたリソースをどこへ投資するかの判断は重要です。
BPOは業務の効率化にもつながります。
例えば、経理業務をBPOによって外部の業者へ委託した場合、委託する業者は経理の専門家のため、自社の社員が行うよりも早く正確に作業を遂行してくれます。
このように、BPOによって時間を要していた業務を短時間で終わらせられるため、手間や時間を削減でき、業務の効率化が可能です。
BPOを行うことで、コストの削減も期待できます。
BPOの対象である業務にかかる人件費よりも安い価格で外部委託できれば、コストの削減ができます。
また、専門家へ委託することで品質の向上も期待できるため、コストを削減しつつ品質改善といった2つのメリットを同時に得られるでしょう。
続いて、RPAのメリットを3つ紹介していきます。
こちらも、BPOを行った場合にどのような効果を期待できそうか、イメージを膨らませながら参考にしてみてください。
RPAの最大のメリットは人件費を削減できる点です。
手入力していた顧客データをRPAによってツールを導入し自動入力へ改善することで、人手を使わずに済み、その分の人件費を削減できます。
ツールの利用は初期費用やランニングコストがかかりますが、1ヵ月分の人件費と比べれば、かなりのコスト削減が期待できるでしょう。
RPAは人手不足の解消にも大きく役立ちます。
例えば、オンラインでさまざまな商品を販売する事業の場合、マーケティングや商品作りなどがコア業務となる一方で、顧客対応や発送業務なども必要です。
しかし、非コア業務へ人的リソースを使ってしまうと、売り上げに関わるメイン業務の人手が足りなくなってしまいます。
RPAによって非コア業務にツールやロボットを活用すれば、人手不足を解消し重要なメイン業務へリソースを投下できます。
RPAのメリットとして、人為的なミスを減らせるということもあげられます。
人が介入する業務には、どうしてもヒューマンエラーが付きまとうものです。
しかし機械を導入すれば、設定にしたがって自動で業務を遂行してくれるため、人為的なミスを減らせます。
人為的なミスによって余計な時間を取られたり、事業全体がまわらなかったりする恐れもありますが、RPAはこうしたミスから起きるリスクも排除できます。
ここからは、BPR・BPO・RPAのデメリットと注意点を紹介していきます。
| BPRのデメリット | BPOのデメリット | RPAのデメリット |
| ①改革に工数と時間がかかる ②プロジェクトリーダーが必要になる ③社内で亀裂が生じる恐れがある ④改革できない業務もある |
①ノウハウを内製化できない ②自社業務へ再移行しづらい ③機密情報の漏洩リスクがある |
①誤作動する可能性がある ②業務を把握しきれなくなる ③不正アクセスの恐れがある |
それぞれのデメリットも把握して、自社事業へ導入した場合のリスクもイメージしておきましょう。
まずは、BPRのデメリットと注意点を4つ見ていきましょう。
デメリットを把握しておかなければ、BPRを進めていく中でさまざまな壁にあたり、計画そのものが頓挫してしまいかねません。
各デメリットを詳しく見ていきましょう。
BPRは改革に工数と時間がかかる点がデメリットとなります。
根本的な部分から業務を改革するため、現状把握や課題展の抽出、改革の進め方などさまざまな工程を通らなければならず、さらに社内稟議も多くの場合は必要です。
そのため、一人の判断で行うこともできなければ、次の日からBPRを始めるということもできません。
たとえ経営における大きな問題点が発覚したとしても、BPRには時間と工数が必要です。
BPRを計画的に進めるためには、プロジェクトリーダーが必要です。
業務改革にかかる時間や工数は大きく、関わる人数も多くなるため、スムーズな連携とコミュニケーションが欠かせません。
そのため、BPRを推進する人材をプロジェクトリーダーとしてたてて、計画全体のマネジメントを任せる必要があります。
また、プロジェクトリーダーは社内での経験が豊富であり、企業全体を俯瞰して見れる人材である必要もあります。
BPRを行うと、社内で亀裂が生じる恐れがあります。
業務改革は労働環境や役割、給与形態を変革するため、社員の反発や役職同士の意見の食い違いなどは起きやすいでしょう。
働く側からすれば、働きやすくなれた環境が変わってしまうため、不満が起こるというのもわかります。
また、業務改革自体には不満がなかったとしても、改革後の環境で働いていくうちに社員のストレスが溜まる場合もあります。
BPRには改革できない業務もあります。
例えば、何十年と培ってきた業務プロセスを改革してしまうと、効率性や生産性が落ちてしまう場合もあります。
そのため、どのような業務をBPRによって改革するか、経営者や役職で綿密に話し合いを行う必要があるでしょう。
続いて、BPOのデメリットと注意点を3つ見ていきましょう。
それぞれ詳しく見ていきます。
BPOは業務を外注するため、自社にノウハウを内製化できません。
商品の販促や最適な売り方などマーケティング領域が弱い企業の場合、外部のコンサル会社へ依頼するケースが多いです。
しかし、外部企業独自の知見やナレッジに基づいて販促を行うため、自社にはマーケティングに関するノウハウが溜まりづらくなってしまいます。
そのため、商品の販促はいつまでも外部に頼りきりになってしまい、事業全体としては不安定な状態になってしまいます。
外部へ委託する場合は自社にノウハウが溜まりづらくなる可能性を考慮することが必要です。
BPOによって外部へ業務を卓すると、自社業務へ再移行しづらくなります。
前述の「①ノウハウを内製化できない」で述べたとおり、BPOは自社にノウハウが溜まりづらいため、自社事業へ再移行しづらくなります。
外部企業との契約が途切れると、自社で委託していた業務を担わなければなりません。しかし、自社にノウハウがないため、委託していた時の成果を維持できなくなってしまいます。
ゆくゆくは自社業務へ移行することも視野に入れた上で、BPOを行う必要があります。
BPOには機密情報の漏洩リスクもあります。
BPOは、委託する企業が社内の重要な情報へアクセスすることになるため、漏洩リスクが高くなります。
自社への不正アクセスがなかったとしても、委託先の企業へのハッキングなどによって情報漏洩となることもあるでしょう。
関わる人や企業が多くなればなるほど、情報が多くの人に晒されるという認識を持ったうえでBPOを行うことが必要です。
続いて、RPAのデメリットと注意点を3つ紹介していきます。
それぞれ詳しく見ていきます。
RPAには誤作動を起こすリスクがあります。
ロボットやソフトウェアなどの機械が業務を担うため、ヒューマンエラーは回避できるものの、機械自体が誤作動を起こす可能性があります。
コア業務で誤作動が発生してしまうと、事業全体が止まってしまいかねません。
専門家とコミュニケーションをとりながら、誤作動の予防や、誤作動が発生した際の対処法などを事前に把握しておくことが必要です。
RPAの導入によって、業務を把握しきれなくなることもあります。
機械が業務を担うことで業務プロセスが不透明になったり、複雑な工程を一括で機械へ任せてしまったりすると、人間ではすべてを把握しきれなくなってしまいます。
把握できていないプロセスでエラーが起きたとしても、エラー箇所の特定に時間を要することもあるでしょう。
すべてを機械へ任せるのではなく、プロセスを把握できる範囲でロボットやツールを導入することが大切です。
RPAには不正アクセスの恐れもあります。
ネットワークやサーバーに接続して稼働する機械の場合、ハッキングや不正アクセスのリスクが必ず付き纏います。
例えば、顧客データを自動で管理シートへ取り込むツールや社内ノウハウを溜め込むサーバーなどは不正アクセスの対象になりやすいです。
自社で管理が難しい場合は、情報セキュリティに詳しい専門家とも連携したリスクマネジメントが必要です。
結論から言うと、事業の生産性や効率性の向上が目的であればBPRから、改革する業務が明確になっているのであればBPOやRPAから取り組むとよいでしょう。
BPRでは事業スキームや組織体制などの根本的な部分からの改革を指します。
そのため、売り上げを伸ばしたい、事業改革をしたいといった抽象的な目的の場合はBPRによって現状把握や課題点の抽出から進めていくとよいでしょう。
一方で、BPOやRPAは業務の外注とツールの導入を意味します。これらは手段であり、どのような業務へ適用するかが明確でなければ実施できません。
漠然と業務を外注したり、ツールを導入したとしても期待以上の成果は見込めないでしょう。
BPR・BPO・RPAの導入順番は、業務全体の改革が目的か、改革する業務が明確化によって判断するとよいでしょう。
最後に、BPR・BPO・RPAの導入手順を簡単に紹介します。
それぞれ詳しくみていきます。
BPRの導入手順は以下の5つのステップです。
BPRを行うためには現状把握と課題の抽出が必要です。生産性向上のためにはどの業務プロセスを見直すべきか、社内で共通認識を持ちます。
現状把握の次に目標を設定し、目標達成のための計画立案です。改革する他にはどのような業務プロセスへ移行するとよいか、そのために必要な要素ややるべきことは何か、明確にします。
BPRを行う上で重要なフェーズのため、時間をかけて稟議することが望ましいでしょう。
計画を立案したら実行に移し、BPRが計画通りに実行されているか、目標達成できているかを観察していきます。
必要であれば随時計画を修正していく場合もあるでしょう。
BPOの導入手順は以下の5つのステップです。
BPOを実施する場合はすでに課題が浮き彫りになっているケースが多いです。しかし、成果を最大限にするためにも、BPOを実施する目的と外部へ委託する業務プロセスを詳細に把握しておくことが必要です。
次に委託先を選定し契約を行います。委託先は口コミなどを参考に比較検討したり、同業他社から紹介してもらったりなど、さまざまな方法で選定することで最適な業者を選べるでしょう。
最後にBPOを実施し、経過をみながら成果を評価していきます。当初の計画よりも成果が見られない場合は、委託先の再検討も視野に入れていきましょう。
RPAの導入手順は以下の6つのステップです。
まずは、どこまでの範囲をRPAツールへいこうするか、業務プロセスを明確にします。
次に最適なツールを複数選定し、ツールの無料トライアルやお試し期間を活用して導入していきます。まずは無料でツールを利用し、業務プロセスに向いているか判断するとよいでしょう。
無料トライアルを体験したうえでRPAツールを選定したら、業務へ本格的に移行していきます。移行していく中でより業務へ最適化するために、ツールの修正やデバッグを行いましょう。
最後に効果測定を行います。
BPR、BPO、RPAのそれぞれの定義は以下のとおりです。
BPR
BPRとはBusiness Process Reengineeringの略、業務改革を意味する
BPO
BPOはBusiness Process Outsourcingの略であり、事業の一部を外部の業者へ委託することを意味する
RPA
RPAはRobotic Process Automationの略であり、ロボットやソフトウェアなどのツールを導入し業務の一部を自動化・機械化することを意味する
BPOとRPAはBPRに包括されていますが、実際の業務改革においては順序が入れ替わるケースもあります。
また、それぞれにはメリット・デメリットがあるため、自社へ導入した場合にどのような効果が見込めるのかイメージしながら導入を検討していきましょう。
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