About us 情シスのじかんとは？
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2022年から電子帳簿保存法が適用されるようになりましたが、どのような法律なのか、よく理解していない方もいるでしょう。対策したくても、理解できていなければ、対策が難しいです。
また、この法律を守ることは義務化されているため、多くの企業や個人事業主は対策しない理由はないでしょう。この記事では、電子帳簿保存法を3つの区分や対象書類、メリット・デメリットなどを含めて解説します。
電子帳簿保存法とは、これまで紙媒体で保管していた請求書や領収書などを、デジタルデータで扱っている書類の保存に関する決まりを定めた法律です。なぜデジタルデータの保存に関する法律を作ったのかというと、以前は、税務関係の書類は原則紙での取り扱いが定められていたからです。
しかし、法律によってデジタルデータの保存に関する決まりが定められ、デジタルデータの取り扱いが可能になりました。その結果、ペーパーレス化を実現し、紙の書類を保管する場所や紙にかかるコストを削減します。
電子帳簿保存法は税務に関する書類をデジタルデータとして保存する場合の決まりを定めた法律ですが、以下の3つの区分で分けられます。
それでは、電子帳簿保存法にある3つの区分をそれぞれ解説します。
電子帳簿保存法と名前が似ている電子帳簿等保存ですが、デジタルデータとして国税に関係する書類を扱う場合の決まりを定めたものです。パソコンで作成した書類だけでなく、会計システムを用いて作成した書類も対象となります。例えば、以下の書類が該当します。
昨今では、クラウド型の会計システムが普及しており、導入コストを抑えた会計システムの利用が可能です。
スキャナ保存とは、紙媒体からデジタルデータに変換した書類の保存に関する決まりを定めたものです。
紙媒体からデジタルデータに変換するためには、専用のスキャナやスマートフォンのカメラで紙の書類を読み取ることでできます。自社で作成した書類だけでなく、取引先からの請求書も該当しています。
電子取引データ保存とは、デジタルデータで行った取引情報の保存に関する決まりを定めたものです。
昨今では、請求書を紙ではなくデジタルデータで発行し、取引されることが増えています。また、電子帳簿等保存とスキャナ保存は適用するかしないかを選べますが、電子取引データ保存は守るべき義務であることに注意が必要です。
前章では、電子帳簿保存法には、3つの区分があることを解説しました。本章では、以下の3つの区分別に、電子帳簿保存法が適用される書類を紹介します。
電子帳簿保存法が適用される書類を、区分別に見ていきましょう。
電子帳簿等保存が適用される書類には、以下のものが含まれます。
|
適用される書類 |
具体例 |
|
決算関係書類 |
・貸借対照表 |
|
国税関係帳簿 |
・売上帳 |
|
取引関係書類（控え） |
・納品書 |
電子帳簿等保存では、会計ソフトやパソコンを用いて作成したものが対象となっています。
スキャナ保存が適用される書類には、以下のものが含まれます。
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適用される書類 |
具体例 |
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一般書類 |
・口座振替依頼書 |
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重要書類 |
・送り状 |
重要書類とは、資金や物流に直結する書類です。一方で、一般書類とは、資金や物流に直結しない書類を指します。スキャナ保存では、スキャナやスマートフォンのカメラなどで読み取った書類が対象です。
電子取引データ保存が適用される書類には、以下のものが含まれます。
上記の書類は、紙媒体でやり取りをする場合にも保存が必須の書類です。また、相手に送付した書類だけでなく、相手から送られてきた書類も対象となるため注意しましょう。
前述した通り、電子帳簿保存法ではデジタルデータ化されて保存されている書類が適用の対象となるため、デジタルデータ以外の書類は必然的に適用の対象外になります。
また、以下の書類を手書きで作成すると、スマートフォンやスキャナで読み取っても、電子帳簿保存法の対象外です。
上記は、対象書類と勘違いしやすいため、注意しましょう。
電子帳簿保存法において対処となるのは、すべての企業や個人事業主です。ただし、デジタルデータを一切扱わず、紙で作成した書類を保存する場合には対象外となります。
昨今では書類を保存するスペースの確保が必要なく、パソコンやスマートフォンなどからの閲覧が容易なため、デジタルデータで保存している企業や個人事業主が多いでしょう。また、現在は対象者ではなくても、今後デジタルデータを扱うようになる可能性があるため、電子帳簿保存法を理解しておくことをおすすめします。
電子帳簿保存法において対象となる書類や対象にならない書類を解説しましたが、電子帳簿保存法には以下の4つのメリットがあります。
次に、電子帳簿保存法の4つのメリットをそれぞれ解説します。
電子帳簿保存法に対応すると、ペーパーレス化につながります。
今まで紙媒体で保存していた書類をデジタルデータに移行すると、紙の書類を保存するために必要だった保管スペースが不要になります。保管スペースをなくせばオフィス内が広くなり、広々とした空間での作業ができるため、従業員のモチベーションアップにつながるでしょう。
電子帳簿保存法への対応は、業務効率の向上に貢献します。
さまざまな書類をデジタルデータで保存できるため、フォルダや検索機能を用いて、書類を探しやすく管理しやすくなるでしょう。また、会計ソフトを使えば、システムで書類を管理することもできます。また、デジタルデータでの保存は業務の効率化だけでなく、従業員の負担軽減につながるため、従業員のモチベーションアップもできるでしょう。
コスト削減ができるメリットも、電子帳簿保存法にはあります。
この法律に対応すると、これまで紙の書類作成に必要であった紙代の削減や、業務効率化による人件費のカットが見込めます。書類の管理は必要不可欠なため、必須業務を行いながらコスト削減ができることは、大きなメリットです。
書類のデジタルデータ化は、セキュリティ強化につながります。
紙媒体で書類を管理すると、書類の閲覧が容易になるため、情報漏洩やデータが改ざんされるリスクが高まるでしょう。一方で、書類をデジタルデータ化するとシステムで管理でき、データの閲覧権の付与や閲覧履歴の確認機能を利用して、セキュリティ対策の強化を図れます。
また、紙媒体の場合には、お茶やコーヒーをこぼしたり、書類を誤って破棄してしまったりなどのリスクもあります。デジタルデータで書類を保存すれば、書類の破損リスクも減らせるでしょう。
前章では、電子帳簿保存法のメリットを解説しましたが、この法律にはデメリットもあります。電子帳簿保存法のデメリットは、以下の3つです。
それでは、電子帳簿保存法の3つのデメリットをそれぞれ解説します。
電子帳簿保存法に対応するためには、システムの導入がおすすめです。しかし、システムの導入には費用が発生します。
また、クラウドシステムを導入する場合には、初期費用に加えて月額費用がかかります。ただし、システムを導入する場合には、費用だけでなくどのような機能があるかを確認しましょう。事業の内容や規模によって必要な機能が異なるため、自社に必要なシステムの要件を定義した上でのシステム選択は、失敗するリスクを減らすためにも必要不可欠です。
書類の保存を紙媒体からデジタルデータに切り替える場合には、管理方法や業務の流れが異なるため、業務の流れの整備が重要です。
また、システムを導入する場合には、従業員にシステムの使い方を覚えてもらう必要があります。そのため、業務マニュアルを作成する必要があるでしょう。
デジタルデータには、紙媒体にはなかったシステム障害のリスクがあります。
システム障害が起こると、保存しているデータが一時的に閲覧できなくなったり、データを保存できなくなったりと業務に支障が出てしまいます。デジタルデータを用いる以上、どれだけ対策してもシステム障害のリスクからは逃れられないため、システム障害が起きた際の対策を決めておくとよいでしょう。
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電子帳簿保存法のメリットやデメリットを解説しました。次に、2022年の法改正で変わったことを解説します。3つの区分ごとに以下の変更点があります。
それでは、区分別の2022年の法改正による変更点をそれぞれ見ていきましょう。
法改正前では、電子帳簿等保存を適用させたい場合に税務署から事前に承認を受ける必要がありました。
しかし、法改正によって事前に承認を受ける必要がなくなり、自由なタイミングで電子帳簿等保存を適用させられるようになりました。
スキャナ保存でも、事前承認制度が廃止されました。
また、書類を読み取ってデジタルデータ化する際のタイムスタンプ要件が緩和され、データの修正や削除した履歴が残る会計システムであれば、日付や時刻の付与が不要になりました。その結果、スキャナやスマートフォンのカメラで読み取った紙媒体の書類データを保存する場合、手続きが簡略化されています。
2022年の法改正では、電子取引データを扱う場合には、データの保存が義務となりました。電子取引を行った場合には、国税申告の際にデジタルデータの提出が必要となり、紙に印刷しての保存ができなくなりました。
しかし、デジタルデータ化に対応できなかった企業が多かったため、2024年3月現在は紙での保存でも大丈夫となっています。ただし、いつから紙での保存が禁止されるかは分からないため、注意が必要です。
前章では、2022年の法改正での変更点を解説しました。本章では、電子帳簿保存法に対応する際の注意点として、以下の2点を解説します。
電子帳簿保存法で失敗しないためにも意識したいポイントなので、忘れずに覚えておきましょう。
電子帳簿保存法に対応する場合には、デジタルデータでの保存が必要なため、紙での管理が難しくなりやすいです。
紙とデジタルデータの両方で管理したい場合には、管理が大変になります。そのため、法律に対応するなら、紙からデジタルデータへ移行させた方がよいでしょう。
電子帳簿保存法は、2024年1月から義務化されています。さらに、この法律に対して不成功があった場合には、ペナルティがあることに気をつけましょう。
例えば、データの隠ぺいや改ざんが見つかった場合には、重加算税として10％が荷重されます。不正行為は、故意でなくても罰則の対象となるため、デジタルデータの管理体制の強化が必要となるでしょう。
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前章では、電子帳簿保存法の注意点を紹介しました。さらに、電子帳簿保存法には守るべき決まりがあるため、気をつけましょう。この決まりを保存要件と呼びます。保存要件も、以下の3区分別で定められています。。
それでは、電子帳簿保存法で設定されているデータの保存要件を、区分別にそれぞれ見ていきましょう。
電子帳簿等保存を適用させるためのデータの保存要件には、以下の項目があります。
引用：国税庁「はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存」
電子帳簿等保存を適用させるための保存要件には、使用するシステムの条件が含まれています。また、検索要件と呼ばれる、データを検索する際の条件が設定されているので注意しましょう。
スキャナ保存を適用させるためのデータの保存要件には、以下の項目があります。
引用：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存」
スキャナ保存を適用させるための保存要件は、読み取った画像に関する条件やデータの検索に関する条件についてです。タイムスタンプに関しては、編集履歴が閲覧できるシステムを利用すれば付与しなくてもよいため、システムの導入を検討してもよいでしょう。
電子取引を適用させるためのデータの保存要件では、以下の項目のどれかに対応している必要があります。
引用：国税庁「 適用要件【基本的事項】」
また、以下の項目はすべて満たす必要があります。
引用：国税庁「 適用要件【基本的事項】」
電子取引の保存では、保存するファイルの形式は問われていません。そのため、PDFやjpegなどのファイル形式でも対応できます。
前章では、電子帳簿保存法のルールを解説しました。次に、この法律に対応するための業務の流れとして、以下の3つを解説します。
それでは、電子帳簿保存法業務の流れを区分別に見ていきましょう。
電子帳簿等保存の業務の流れは、以下の通りです。
電子帳簿等保存は、コンピュータや会計ソフトで作成した書類です。まずは、帳簿や書類の内容を確定させます。その後に書類を作成して、データを保存します。
スキャナ保存の業務の流れは、以下の通りです。
編集履歴が閲覧できるシステムを使えば、日付や時刻を付与する工程がなくなるため、業務の負担を軽減できるでしょう。
電子取引の業務の流れは、以下の流れです。
電子取引では、送受信したデジタルデータを保存します。電子取引の際には、保存要件を満たせるようにデジタルデータを保存しましょう。
ここまで、電子帳簿保存法を解説してきましたが、この法律と合わせてインボイス制度も知っておきましょう。
インボイス制度は、2023年10月1日から始まった制度です。この制度では、請求書や領収書などの書類が、指定された要件を満たしている適格請求書である必要があります。適格請求書は紙媒体とデジタルデータの両方で発行でき、デジタルデータの場合には、電子帳簿保存法が適用されます。
前章では、電子帳簿保存法とインボイス制度の関連性を解説しました。最後に電子帳簿保存法に関するよくある質問として、以下の内容を解説します。
それでは、電子帳簿保存法に関するよくある質問を詳しく見ていきましょう。
電子帳簿保存法は、2022年1月1日に施行され、2024年1月から完全義務化されています。しかし、以下の条件を満たす場合には、猶予措置が認められる可能性があります。
電子取引データの保存が難しいことを所轄税務署長が認めた場合
税務調査が入った場合に、電子取引データのダウンロード・電子取引データを印刷した書面の提示と提出が可能な場合
電子帳簿保存法は、義務化されているため注意しましょう。
電子帳簿保存法でよく名前が出てくるタイムスタンプとは、デジタルデータが付与された時点で存在していたことを証明するものです。
タイムスタンプとして、デジタルデータに日付や時刻を付与すると、デジタルデータの信頼値を向上させます。電子帳簿保存法では、最長で約2ヵ月と７日以内に付与する必要があります。
電子帳簿保存法には、罰則があります。故意にデータを改ざんする不正行為が行われている場合だけではなく、過失によってデータの入力間違いがある場合にも罰則が適用されます。
そのため、不正行為をしないのはもちろんのこと、過失が起こらないようにマニュアルの整備や管理体制を作るようにしましょう。
電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書などの書類を紙ではなくデジタルデータ化した書類の保存に関する決まりを定めた法律です。この法律は、2024年1月より守るべき義務として定められています。
電子帳簿保存法は、以下の3つの区分に分けられます。
また、この法律に対応すると、コストの削減や業務の効率化にもつながるため、対応しておくことをおすすめします。
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