About us 情シスのじかんとは？
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「データ管理・データマネジメントってなんだろう」
「どんな方法でデータ管理・マネジメントをしたらよいの？」
「エクセルでできるデータベースでのデータ管理の方法を知りたい」
データ管理・データマネジメントは具体的にどんなことをするのかわかりにくいですよね。
データ管理・データマネジメントの概要や必要とされる理由についてまとめました。データ管理・データマネジメントのメリットやデータベースについて解説・紹介しています。エクセルを用いたデータベース作成法も紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。
データ管理とは、データマネジメントとも呼ばれ、ビジネスで生まれたデータを収集、仕分け、使用することをさします。データを管理すると、収集されたデータが仕分けられて活用や分析がしやすくなり、ビジネスの効率化を図り意思決定が可能です。
また、管理されたデータはセキュリティの向上や、アクセスの高速化が可能です。クラウドでのデータ管理を行えば、社外でのアクセスも可能で、より柔軟なデータ活用ができます。
社内では部門ごとのさまざまなシステムによってデータ管理されていることがあります。企業全体でデータ管理を行えば、バラバラだったデータをまとめることができるので、データ入力の重複を防げたり、迅速なデータ確認が可能になったりします。
データ管理・データマネジメントを行うと、迅速で正しい経営判断が可能になるので重要視され必要とされています。また、データをうまく活用して分析するとビジネスの発展に貢献します。
膨大なデータをただ保存しておくだけでなく、仕分けして検索しやすいようにし、分析して活用すると企業のデータを有効に活用できます。
例えば、顧客や取引先とのビジネスで得られたデータをただ保存しておくだけでは、このビジネスで行った結果しか見ていません。このデータを集めて仕分けし、分析をすると次の取引に活かすことができます。DX化やデジタル化などでビジネスをより推進させていくために、整理された有益な情報が必要です。
このようなことから、データ管理・データマネジメントは重要視され必要とされています。
データ管理、データマネジメントをすることで、企業のデータが整理され有意義に活用できるようになるだけでなくさまざまなメリットがあります。
データ管理・データマネジメントのメリットを以下に5つご紹介します。
それぞれについて解説します。
データ管理・データマネジメントをしっかり行うことで、データ管理によってさまざまなコストが削減できます。
例えば、データのサイロ化と言って、データが部門ごとで独立した状態で管理してしまうと、データの整合性が取れず分析ができません。データ管理・データマネジメントを行うことで、生産コストや在庫コストの削減をデータ分析による予測から可能になります。
データを活用すれば、予測や異常検知でコストを削減可能です。
企業の膨大なデータをデータ管理・データマネジメントするとデータを1箇所で管理できるので効率化ができます。データの仕分けが行われているので、データを検索しやすくなり、分析や経営判断の迅速化が可能です。
必要なデータがすぐに見つけやすい状態になっており、すぐに思ったデータを取り出せます。大きなデータを活用するのであれば必要なデータの検索のしやすさは重要な要素です。
データ管理・データマネジメントを行うと、セキュリティを向上し、データ漏洩・流出のリスクを減らせます。データ社会の現在では情報分野のセキュリティ対策は重要です。データを一括に保存するだけでなく、データの漏洩・流出の管理もできればセキュリティ対策につながります。
保管しているデータに誰がアクセスしたかがわかれば、漏洩・流出の対策はさらに向上するでしょう。
データ管理・データマネジメントをすると、顧客体験の品質アップができます。データ管理・データマネジメントではデータの分析が可能で、その分析結果を顧客のために活用できれば、顧客の満足度は上がるからです。
自社を動かすわけではないので、すぐに効果は現れない可能性はありますが、顧客との取引ごとにデータの分析を行えれば、さらによい方向へビジネスが推進できるでしょう。
データ管理・データマネジメントをするとデータの拡張性が図れます。スケーラビリティとも言われる拡張性は、導入されているシステムによります。
クラウドでのデータ管理で柔軟に対応できるようにしたり、分析力や計算力を上げてさらに効率的なデータ管理に更新が可能です。
データベースとは、膨大なデータをまとめて分類し、管理するシステムです。データは収集、保管、仕分けをされて、表のようなテーブルと呼ばれる仕組みでまとめられます。各テーブルは行（レコード）と列（フィールド）の組み合わせでできており、他にも種類や名前、順番、大きさなどの項目を紐づけることが可能です。
主なデータベースの例を以下に3つご紹介します。それぞれはデータの規模や活用するスタイルによって使いやすさが変わるので参考にしてください。
それぞれについて解説します。
大規模なデータ管理をするのならデータベースソフトがおすすめです。データベースソフトは、データ管理に特化しているソフトウェアなので、大容量のデータ処理やバックアップ、高いセキュリティが可能です。
データベースへの同時に複数人のアクセスも可能で、作業効率アップにもつながります。自社に特化した仕様にカスタマイズもできるのでさらに使いやすい環境を整えられます。
個人でデータ管理を行う場合はアプリケーションで行うのがおすすめです。アプリケーションを活用すれば、クラウド上のデータをアプリケーションを使用して保管、整理、操作が可能です。スマートフォンを連携すれば、出先でのデータ管理も可能です。
アプリをダウンロードしてアカウントを作成するだけで使用できるものもあります。セキュリティやストレージ容量などを確認して自分にぴったりのアプリケーションを選びましょう。
企業のデータ管理であっても、小規模であればエクセルでのデータ管理が可能です。表計算ソフトのエクセルですが、データベース処理として必要な行と列やデータを紐づける要素の追加などを設定できるので、使い方によってはデータベースとして稼働させることができます。マイクロソフトのアカウントや、オフィスソフトを導入していればエクセルを利用できるので導入の敷居は低く、データ管理をやってみたい方におすすめです。
オンラインでのアカウントを利用すれば、どこからでもデータにアクセス可能になります。多数のアカウントからのアクセスによる同時編集には弱く、データ破損の恐れがあるので注意が必要です。
エクセルでのデータベース作成の手順を以下の3ステップにわけてご紹介します。
それぞれについて解説します。
管理するデータの項目を決めましょう。例えば取引先の情報であれば以下の情報などを整理できます。
このような項目ごとの情報を入力すると、データベースとして活用できるので、検索したり仕分けたい情報をまとめておくとよいでしょう。
もちろん運用してからの項目追加も可能ですが、データベースを作成する際にまとめておく方が、データ漏れ防止できるので該当しそうな項目は作成しておくことをおすすめします。
必要な項目の洗い出しができたら、実際にエクセルにデータを表に入力していきます。管理したいデータの項目ごとに情報を整理し、項目を揃えて入力しましょう。
例を以下の表に示します。
| No。 | 取引先 | 担当者 | 電話番号 | メールアドレス | 最終取引日 |
| １ | A社 | A様 | 03-0000-0000 | a-san@mail.com | 2024/4/1 |
| ２ | B社 | B様 | 090-0000-0000 | b-sya-b-san@mail.com | 2024/4/14 |
このように、ひと目でわかるように作成します。この際、製品の型番などを入力する場合はフォーマットを揃えるなどしておくと検索しやすくなります。
データ項目一覧を表で作成したら、テーブル機能を活用し、データベース化します。
エクセルでのテーブ機能を活用した表のデータベース化の手順は以下の通りです。
これらの操作で表をエクセルでテーブル機能を用いてデータベース化できます。
並び替え機能によるデータ検索機能やテーブル範囲の自動拡張、書式設定、式の自動適用などが行われるので、表に項目を追加するだけで運用可能です。
データ管理・データマネジメントシステムは使いやすさや拡張性を考慮して選びましょう。
データを管理できる容量や、サーバーかクラウドかなどの運用形態で使い勝手が大きく変わります。
後で拡張できる機能もあるので、更新する際に機能を追加して拡張するなどどこまで対応できるかを考慮してデータ管理・データマネジメントシステムを選択しましょう。
データ管理・データマネジメントの課題は、環境の変化に対応することです。デジタル化やDX化、ビッグデータ活用などデータ管理・データマネジメントを取り巻く環境は日々目覚ましい進歩をしています。
これらのデータを管理するためにデータ管理・データマネジメントのシステムや方法も発展させて対応する必要があります。
データ管理・データマネジメントはデータを収集し、保管、仕訳け、分析することです。膨大なデータを活用して経営方針の決定や効率化を図るために重要とされています。
導入する際は、データ容量や方針、使用する規模によってシステムを選択し、今後の運用のためにも使いやすさや拡張性を考慮して選択しましょう。
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