About us 情シスのじかんとは？
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社内でITシステムの導入を検討する際に「そもそも基幹システムと業務システムの違いは？」「基幹システムにはどのような機能がある？」など、疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
基幹システムとは企業活動の根本となる業務をサポートするシステムを示し、業務システムとは企業内で行うさまざまな業務をサポートするシステムを示します。本記事では、基幹システムと業務システムの違いや基幹システムの機能を紹介します。また、導入するメリットや成功事例も紹介するためぜひ参考にしてください。
基幹システムとは企業活動の根本となる業務をサポートする社内業務遂行のために必要不可欠なシステムのことです。
そのため、基幹システムが停止してしまうと業務の進行が難しくなり企業に多大な被害が発生します。ここでは、基幹システムと似た意味で使われる以下の類義語との違いを紹介します。
企業の業務効率化につながるシステムを導入できるように、それぞれの違いを理解しておきましょう。
業務システムとは、自社のさまざまな業務の効率化を図るために導入するシステムのことです。具体的なシステムとして、社員の勤務管理や名刺管理システムなどがこれに該当します。
基幹システムと業務システムの違いは、システムが停止した場合に代わりの方法で対応できるかどうかです。基幹システムが停止した場合は代わりの方法で対処することが難しく、業務に多大な影響を与えてしまいます。一方で業務システムは停止した場合でも手動などで代替が可能で被害を最小限に抑えられます。
| 基幹システム | 業務システム | |
| 対象となる業務 | 企業の中核となる業務 | 特定の分野に特化した業務 |
| 障害発生時の業務への影響 | 影響する | 代わりの方法で対処可能 |
| 主なシステム | ・生産支援システム ・在庫管理システム ・流通管理システム ・人事管理システム ・会計管理システム |
・ドキュメント管理 ・顧客管理システム ・営業支援システム ・勤怠管理システム ・名刺管理システム |
基盤システムとは、企業が業務を遂行していくために使用するシステム全体の制御を図るシステムのことです。各システムの土台となるシステムであり、ITインフラストラクチャ全体をサポートします。
基幹システムと基盤システムの違いは、基幹システムは企業活動の根本となる業務を遂行するために必要不可欠なシステムであるのに対して、基盤システムはさまざまなシステムやアプリケーションを制御して安定したインフラ環境を整える役割を担います。システムが対応する内容が異なります。
情報システムとは、企業内外のコミュニケーションの円滑化や総務部のバックオフィス周りの業務を効率化するシステムのことです。具体的には社内SNSやスケジューラー社内アプリなどがこれに該当します。
基幹システムとの違いは、業務システムの場合と同様にシステムが停止した際に事業に大きな被害を与えるかどうかです。基幹システムが停止すると業務が進められなくなり多大な被害が発生しますが、情報システムが停止しても基幹システムほどの被害は出ません。
基幹システムには、さまざまなものがありますが、そのなかでも多くの企業が導入している主な3つのシステムを紹介します。
それぞれのシステムの特徴や機能を確認して導入を検討してください。
| システム名 | 主な機能 |
| 在庫管理システム | ・在庫検索 ・入出荷管理 ・棚卸管理 ・検品管理 |
在庫管理システムとは、会社で取り扱う商品の在庫数や種類を管理するためのシステムです。
システムによっては商品の製造日だけでなく食品の賞味期限などさまざまな情報を管理できます。そのため、在庫管理システムを導入することで在庫切れや必要以上の仕入れを防ぐことができます。
|
システム名 |
主な機能 |
| 財務会計システム | ・帳簿、決算書作成 ・仕訳入力 ・予実管理 ・経営分析など |
財務会計システムとは、財務諸表を作成するための機能を備えた会計システムのことです。
会計のデータを入力するだけで帳簿や決算書の作成などの業務負担が削減します。そのため、導入により経理担当者の業務の効率化が図れます。また、システムの導入により会計時のヒューマンエラーも防げるため正確な決算書の作成にもつながります。
| システム名 | 主な機能 |
| 生産管理システム | ・生産計画 ・工程管理 ・資材管理 ・良品発生率分析 |
生産管理システムは、原材料の仕入れや原価、品質、納期の管理が行えるシステムです。
導入することで生産から製造、出荷までにかかるプロセスを効率化できます。業務プロセスの効率化により、これまで必要であった業務を削減できるため人的コストの削減にもつながるでしょう。
基幹システムを導入した企業の成功事例を2つ紹介します。
基幹システムがどのように役立つか参考にしてください。
衣類メーカーのA社は、受注の際に手書きのFAXが会社に送られてくるため売上集計や計上処理の業務負担を課題として抱えていました。
業務負担の削減のために販売管理システムを導入したことで仕入れや売上、在庫などの管理が一元化でき、これまでの売上集計や計上処理の業務負担が軽減されました。このように基幹システムを導入することで、仕入れや売上、在庫などの管理の最適化が図れます。
運輸業B社は、これまで電話やFAXでの受注やデータの手入力に業務負担を抱えていました。A社は、受注管理システムを導入して受注の受付やデータ入力の業務負担削減に成功しました。
また、受注の管理だけでなくデータの連携により車両の稼働率や稼働時間などの見える化にもつながり人事管理としても役立っています。
基幹システムを導入する3つのメリットを紹介します。
基幹システムの導入を検討している方は参考にしてください。
基幹システムを導入することで、基幹業務の効率化につながります。在庫管理や商品の販売件数など重要なデータの一元管理が可能となり、1つ1つ目検での確認が不要となります。
人の目での確認が不要となるため、社員の業務料を削減でき残業を防ぐことにもつながるでしょう。また、データ入力の際のヒューマンエラーの改善も期待できます。
基幹システムを導入することで、社内で取り扱うさまざまなデータをリアルタイムで共有できます。
経営戦略を立てる際にリアルタイムで売上や利益などの現状を把握できれば迅速な意思決定につながるでしょう。ビジネスは刻一刻と市場が変化していきます。スピーディーな意思決定が可能になると更なる事業の拡大が期待できます。
基幹システムを導入することで、業務の作業方法や手順を平準化できます。業務を平準化できれば作業の無駄を省くことができ大幅な業務の効率化が図れるでしょう。
また、業務を平準化することにより社員の知見の有無による属人化を防ぐことにもつながります。基幹システムを導入して業務フローを整理しましょう。
基幹システムの導入にはメリットだけでなくデメリットもあるため注意が必要です。導入時の主なデメリットは以下の2つです。
デメリットも理解したうえで基幹システムの導入を検討してください。
基幹システムは、企業活動の根本となる業務をサポートするシステムとなります。そのためシステムトラブルが発生すると業務が遂行できなくなるほどの大きな被害が発生する恐れがあります。
そのため、基幹システムを導入する際は、システムが安定して動作するように対策をしなければなりません。システムの安定性を担保することと、もしもシステムが止まった場合の対応を考えておきましょう。
基幹システムを導入すれば必ずしも売上の向上につながるとは限りません。基幹システムを導入するためには導入コストに加えて運用・保守にも費用が必要となります。
そのため、自社に適さない基幹システムを導入してしまうと費用対効果を得られず赤字となる場合があるため注意が必要です。基幹システムを導入する際は、導入によりどの程度の生産性の向上が見込めるのか検討してください。
会社に適した基幹システムを導入することで社内業務の効率化が期待できます。ここでは、基幹システムを選ぶ際の5つのポイントを紹介します。
導入後にミスマッチがないように選び方のポイントを確認しておきましょう。
基幹システムには、在庫管理システムや生産管理システムなどさまざまな種類があります。そのため基幹システムを選ぶ際は、自社の現状を把握して課題を改善できる機能を持つシステムを選ぶ必要があります。
導入しても自社の課題をうまく改善できなければ、かえって運用コストがかかるだけとなります。実際にどの程度課題を改善できるのかトライアル版を導入して機能性を確かめて選ぶこともポイントです。
基幹システムは経験豊富なベテラン社員から新入社員までさまざまな社員が取り扱います。そのため、誰でも直感的に使うことができる操作性の高いシステムを選ぶこともポイントです。
システムの使いやすさもトライアル版を使用することで把握できます。さまざまな社員にシステムを使ってもらって操作性の高さをアンケートで調査することで導入後のミスマッチを防げます。
基幹システムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類の利用形態があります。近年ではクラウド型の基幹システムを導入する会社が増えていますが、会社の特徴によっては選ぶべき利用形態が異なります。
| 利用形態 | 特徴 | メリット | デメリット |
| クラウド型 | インターネットを介してサービス提供会社が提供するシステムを利用する | ・オンプレミス型と比べて初期費用を抑えて導入できる ・インターネット環境があればすぐに利用が開始できる ・システム運用管理やセキュリティ対策などをベンダーに任せられる |
・月額や年額で利用料を支払う形態のためランニングコストがかかる ・セキュリティ対策、安全性はベンダーに依存する |
| オンプレミス型 | 自社内にサーバーを設置してシステムを構築して利用する | ・カスタマイズができるため自社に適したシステム構築できる ・導入時の初期費用は高額だが、保守費用のみで利用可能なため運用コストを抑えられる |
・導入時に高額なコストがかかる |
クラウド型とオンプレミス型にはそれぞれ強みと弱みがあります。それぞれのメリット・デメリットを確認して自社に適した形態のシステムを導入しましょう。
基幹システムは会社の重要な業務を担うことから会社の経営に関するデータや顧客情報など機密情報を取り扱う場合があります。システムのセキュリティ面が弱く情報を漏洩してしまうと会社の信用を著しく落としてしまいます。
そのため、基幹システムを導入する場合はシステムのセキュリティの高さを確認しておくことが大切です。アクセス制御やユーザー認証などシステムにどのようなセキュリティ対策が行われているのか確認しておきましょう。
基幹システムを導入する場合は、システムのサポート体制の手厚さも確認しておきましょう。初めて導入するシステムで機能や操作方法などを1つ1つ調べながら進めていくことは大変です。
導入の際のサポート体制が手厚いシステムであればシステムの導入時や運用時も安心して利用ができるでしょう。導入や運用のサポートだけでなく、不明点があった場合に電話やメールで問い合わせる窓口があるかも確認しておきましょう。
基幹システムとは企業活動の根本となる業務をサポートし、社内業務遂行のために必要不可欠なシステムのことです。会社に適したシステムを導入することで業務の効率化や生産性の向上が期待できるでしょう。
本記事では、基幹システムと業務システムとの違いや導入するメリット・デメリット、選び方のポイントを紹介しました。会社に適した基幹システムを選んで企業経営の安定化を図ってください。
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