About us 情シスのじかんとは？
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「Fit&Gapって何？」
「Fit&Gap分析の必要性って？」
上記のような疑問をお持ちの方がいるのではないでしょうか。
Fit&Gap（フィットアンドギャップ）は、ERPや他のシステムを導入する際に、自社の要件を明確にするための分析手法です。Fit&Gap分析を行うことで、自社に最適なシステムを選び、導入する際のカスタマイズの必要性を判断するための情報が得られます。
この記事では、Fit&Gap分析の概要、目的、具体的な手順、および注意点を解説します。
Fit&Gap分析は、パッケージシステムが自社に適している部分と、そうでない部分を見つける手法です。主にシステム導入の計画や検討段階で使用され、複数のパッケージシステムを比較し、カスタマイズの必要性を判断するために役立ちます。
Fit&Gap分析では、システムが自社の運用に適しているかどうかが重要ですが、パッケージの機能だけで自社の要件を完全に満たすことはほとんどありません。そのため、カスタマイズの容易さも重要な指標となります。システム導入を成功させるためには、計画や検討段階で丁寧にFit&Gap分析を行うことが重要です。
要件定義とは、システムを導入・開発する際に、利用者や企業の要件をまとめ、それを実現するための方法を定義する作業のことです。
要件を明確にする点では、要件定義とFit&Gapは同じですが、要件定義はシステム導入・開発の工程の一部であるのに対し、Fit&Gapは自社の要件を明確にするための手法です。
「Fit to Standard」とは、業務をシステムに合わせる方針のもと、通常はカスタマイズやアドオン開発を行わずにシステムを導入する方法を指します。
一方、「Fit&Gap」は、自社の運用に合わせてカスタマイズを行った後にシステムを導入するような違いがあります。Fit to Standardの場合、システムのカスタマイズを行わないため、導入費用を抑えることができ、短期間でのシステム導入が可能な利点があります。
続いて、Fit&Gap分析の進め方を3STEPで解説します。
順にみていきましょう。
Fit&Gap分析の最初のステップは、システム導入に必要な要件の明確化です。既存の業務フローで、システム導入によって効率化や電子化を実現したい要素を洗い出し、整理します。
システムの機能だけでなく、帳票の出力や他のシステムとのデータ連携などにも考慮する必要があります。
次に、先ほど洗い出したシステム要件を満たす可能性のあるソフトウェアパッケージ（例えばERPなど）を調査します。自社の要件をパッケージの機能だけで満たすことができれば理想的ですが、そのようなシステムは珍しいです。
そのため、カスタマイズも視野に入れる必要があります。自社の運用に適したシステムを分析し、カスタマイズのしやすさも含めて比較・検討します。
最終的に、Fit&Gap分析の結果に加えて、コストやサポートの充実度も考慮して、最適なシステムを選びます。コストに関しては、導入費用だけでなく、運用や保守サポートにかかるランニングコストも重要な要素です。
また、システムに不具合が生じた場合には、迅速なサポートが受けられるかどうかも重要です。これらのステップを踏むことで、システム導入後のミスマッチを最小限に抑えることができます。
Fit&Gap分析の注意点を4つ紹介します。
それぞれ紹介します。
システム要件を明確にするためには、すべての部署のシステム利用者の意見を聞くことが重要です。システムを管理する部署の意見だけでなく、他の部署の利用者の声も聞かないと、実際の現場で使われるシステムが利用者にとって使いづらいものになる可能性があります。
また、予期しない問題に対処するための仕様も見逃されるリスクが高まります。そのため、特定の部署だけでなく、すべての部署のシステム利用者の要件を把握するのが重要です。
Fit&Gap分析は、要件を可能な限り詳細に把握し、漏れがないようにするのが重要です。要件の把握が不十分だと、システム導入後に仕様の漏れに気付き、追加費用が発生してカスタマイズしなければならなくなる可能性があります。
基本機能である入力や画面表示だけでなく、運用中の異常なパターンや出力帳票、データ連携など、必要な要件を見逃さずに把握しましょう。
Fit&Gap分析で見つかった要件は、必須要件と希望要件を明確に区別しましょう。すべての要件を必須要件に指定すると、システムの実装が複雑になり、カスタマイズのコストが増えて予算超過の原因になります。
システムを検討する際は、必須要件を満たすことが前提ですが、希望要件は、コストやカスタマイズの可否、運用方針などを考慮して検討するのが重要です。
最後に、システム間でのデータ連携も考慮するのが重要です。システムを導入する際には、既存のシステムの機能を有効活用できるかどうかが注目されがちであり、システム間のデータ連携は見落とされがちです。
しかし、データ連携に問題が生じると、企業全体でデータを活用するのが難しくなり、企業の運営効率が低下する可能性があります。そのため、導入するシステムと既存のシステムとの間で、スムーズなデータ連携ができるかどうかも重要なポイントとなります。特にERPシステムでは企業内の多岐にわたるデータを一元管理しているので、データの連携が容易です。
部門ごとに異なるパッケージシステムを導入している場合でも、ERPシステムに統合できれば、データ連携の心配はなくなるといえるでしょう。
Fit&Gap分析は、システム導入時に自社が求める要件を明確にするための手法です。この分析を行うことで、自社に最適なシステムを選び、必要なカスタマイズを判断できます。
Fit&Gap分析を行う際には、すべての部署のシステム利用者から意見を聞き、要件を詳細に洗い出すことが重要です。この記事を参考にして、Fit&Gap分析を実施し、システム導入後の問題を防ぎ、成功させましょう。
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