About us 情シスのじかんとは？
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情シスの業務をアウトソーシングしたいけど、効果はでるのか考えてしまう方は少なくないでしょう。
せっかくアウトソーシングを利用しても、失敗するのは怖いですよね。
そこで本記事では、情シスの業務をアウトソーシングする理由やメリット・デメリット、アウトソーシング先を選ぶときのポイントを解説します。
最後にはおすすめのアウトソーシングのコミュニティも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
情シスの業務をアウトソーシングする理由として、以下の4つが挙げられます。
情シスの業務をアウトソーシングする理由としては、負担の軽減やコスト削減が大きいでしょう。以下では、情シスの業務をアウトソーシングする理由を、それぞれ解説します。
情シスの業務をアウトソーシングする理由として、安定的なIT人材の確保が挙げられます。
人材の確保は、多くの企業が抱えている悩みです。情シスの業務を任せる人材となると、専門的な知識やスキルが必要となるため、人材を確保する難易度が高いと言えるでしょう。そのため、安定的にIT人材を確保ができるアウトソーシングの注目度が高まっています。
情シスの業務をアウトソーシングすると、担当者の負担を減らせます。情シスの業務には、以下のようなものがあります。
上記から分かる通り、情シスの業務は対応する範囲が広いため、人材が少なければ担当者の負担が大きくなります。そのため、担当者の負担を減らすことは、情シスの業務をアウトソーシングする理由として大きいです。さらに、情シスの業務をアウトソーシングすると、担当者がより重要な業務に専念できるようになります。
情シスの業務のアウトソーシングは、採用コストを減らすことに繋がります。
通常、人材を採用するためには、広告費や人件費がかかります。しかし、アウトソーシングを利用すると、広告費や人件費がかからないため、採用にかかるコストを減らせます。また、採用に必要な人材が別の業務を担当できるため、社内のリソースが増えることも、情シスの業務をアウトソーシングする理由となるでしょう。
情シスの業務のアウトソーシングには、ITリテラシーの向上に繋がる可能性があります。
情シスのアウトソーシングをしている企業には、IT関係の最新の情報やノウハウを保有している場合が多いです。そのため、情シスの業務のアウトソーシングすると、ITリテラシーを高められることが考えられます。
アウトソーシングできる情シスの業務として、以下の4つがあります。
次に、アウトソーシングできる情シスの業務を、それぞれ解説します。
PCの管理や設定業務は、アウトソーシングできます。
例えば、以下のようなPCの管理や設定に関する業務を委託可能です。
上記の業務は、人材が増えたタイミングで業務量が多くなります。そのためアウトソーシングできれば、担当者の負担を減らすとともに、業務量が増えたときだけ人材を増やすことも可能です。
アウトソーシングできる業務として、サーバーやネットワークの構築と保守も挙げられます。
サーバーやネットワークの構築の際には、使用目的や規模感などの要件をまとめる要件定義が必要なため、業務の工数がかかります。しかし、工数のかかる業務をアウトソーシングすると、担当者の負担を減らせるだけでなく、サーバーやネットワークを構築した後の運用や保守までの業務を委託できます。
セキュリティ対策の設定も、アウトソーシングできる業務の1つです。セキュリティ対策に関する業務には、以下のようなものが含まれます。
セキュリティ対策ソフトは進化していますが、不正アクセスの手口も進化しています。そのため、最新のシステムを用いてセキュリティ対策の環境構築が求められます。そのため、専門家に業務を委託できるアウトソーシングの利用がおすすめです。
社内や客先のトラブルや問い合わせの対応や顧客満足度のリサーチなど、ヘルプ・サポートデスクの業務もアウトソーシング可能です。
ヘルプ・サポートデスクの業務は、専門知識だけでなく、問題解決力や円滑なコミュニケーションができることが求められます。そのため、ヘルプ・サポートデスクの業務に長けた人材に業務を委託すると、顧客満足度の上昇も図れるでしょう。
情シスの業務をアウトソーシングするメリットとして、以下の4つが考えられます。
それでは、情シスをアウトソーシングするメリットを、それぞれ解説します。
情シスの業務をアウトソーシングすると、人件費を減らせます。
アウトソーシングは採用コストを減らせるだけでなく、入社後の育成コストがかからないため、自社で人材を雇うよりも人件費の削減効果が期待できます。
情シスの業務の属人性を解消できるメリットも、アウトソーシングにはあります。業務に関連した情報やノウハウが特定の個人に依存してしまうと、その従業員が急な体調不良や予測できない退職などで不在になると、業務が回らなくなる可能性があります。
情シスの多くの業務は、企業の円滑な運営に不可欠であり、こうした問題が発生すると企業全体に深刻な影響を及ぼすことが考えられるでしょう。情シスの業務をアウトソーシングすると、業務の属人性を解消し、トラブルを未然に防ぐことに繋がります。
情シスの業務の負担を減らせることは、大きなメリットです。
情シスの業務は多岐にわたるため、人材が不足していると業務の負担が大きくなります。業務の負担が大きくなると、担当者が重要な業務に注力できなくなるだけでなく、社員の不満が大きくなるでしょう。そのため、業務の負担を減らすことは、とても大切です。
アウトソーシングで情シスのリソースを確保すると、システムの安定稼働に繋がります。
情シスの人材が少ないと、システムにトラブルがあった場合の対応に時間がかかってしまうだけでなく、人材が少ない状態で他の業務を止めてトラブルの対応をすることになります。そのため、人材が少ない状態では、システムの安定稼働が難しいです。
アウトソーシングで情シスのリソースを確保すると、対応できる業務が増えるため、システムの安定稼働に繋がります。さらに、システムを安定稼働させることで、社内全体の業務が円滑に回りやすくなります。
情シスをアウトソーシングする場合には、メリットだけでなく、以下の3つのようなデメリットもあります。
以下では、情シスをアウトソーシングするデメリットを、それぞれ解説します。
情シスの業務をアウトソーシングすると、社内にノウハウが蓄積しづらいことには、注意が必要です。
アウトソーシングで確保した人材は、自社の人材ではないため、ノウハウが社内に残りづらいです。また、人材育成が進まないこともノウハウが蓄積しづらい要因として考えられます。アウトソーシングに頼りきりではなく、社内マニュアルの作成や人材育成など、社内にノウハウが蓄積できるような仕組み作りも大切です。
アウトソーシングのように、社外の人材に業務を任せる場合には、情報漏洩のリスクがあります。
情シスの業務を委託する際には、委託先に機密情報を渡すことがあります。そのため、情報漏洩のリスクは捨てきれません。情報漏洩が起きてしまうと、会社の印象が悪くなってしまうため、業績が悪化するだけでなく信頼を失うことにも繋がります。アウトソーシングする前に、委託する企業の情報漏洩対策を確認しておいても良いでしょう。
情シスのアウトソーシングでは、費用対効果のバランスを見極めづらいことがデメリットになります。
業務を委託する場合には、費用対効果のバランスが取れていることが求められるでしょう。しかし、委託した業務と委託先企業の相性によっては、費用に見合った効果が得られないことがあります。料金だけではなく、自社の求める条件に合った委託先を探すようにしましょう。
情シスのアウトソーシング先を選ぶ場合には、以下の6つのポイントを意識してみてください。
次に、情シスのアウトソーシング先を選ぶときのポイントを、それぞれ解説します。
情シスのアウトソーシングでは、委託先の企業によってサービス内容に違いがあります。
そのため、自社に合ったサービス内容があるのかを確認するようにしましょう。そして、複数の委託先を比較した上で、強みや対応できる業務から委託先を決められると良いです。
コスト感もアウトソーシング先を決めるために重要なポイントです。
情シスのアウトソーシングでは、委託先によって料金が違います。そのため、アウトソーシングにかけられる予算と委託したい業務内容から、自社のコスト感に合ったアウトソーシング先を探すようにしましょう。
セキュリティ対策をも、確認するようにしましょう。
情シスのアウトソーシングでは、機密情報を委託先に渡すことがあるため、情報漏洩のリスクが少なからずあります。そのため、機密情報を渡しても大丈夫なのか、委託先のセキュリティ対策は十分なのかを確認しておくことは重要です。
実績の有無も、アウトソーシング先を決めるために確認しておきたいポイントです。
自社と同業種での経験があるのか、自社の課題を解決できるのかを実績から判断します。実績があることで、失敗するリスクを減らせるだけでなく、アウトソーシングの効果を高めやすくなるでしょう。
アウトソーシングしたい業務に対応できることの確認は、必要不可欠です。
アウトソーシングしたい業務に対応していても、その業務の実績はあるのか、委託先の企業の得意分野はなにかなどの確認が大切です。また、業務をどの範囲まで対応できるのかを確認しておくことも忘れないようにしましょう。
ナレッジの運用手法がある会社なのかの確認もしておきたいです。
リソース不足を解消するために、アウトソーシングを利用したい企業は多いでしょう。しかし、将来的には自社で情シスの業務を賄いたいと考えている企業は少なくないと思います。
その場合には、委託する業務のナレッジが蓄積するような対策が必要です。例えば、社内用のFAQや、トラブルが発生したときのマニュアルを作成するような運用手法に対応可能かどうかも確認できると良いです。
情シスをアウトソーシングする場合の費用相場は、以下の表のようになっています。
|
対応業務 |
費用相場 |
|
ヘルプ・サポートデスク |
月額5万～100万円 |
|
テクニカルサポート |
月額10万～150万円 |
|
システムの企画・開発 |
内容によって異なる |
また、情シスのアウトソーシングでは、毎月の費用が定められている「定額制」と委託した業務量によって費用が変わる「従量制」の2種類があります。
情シスのアウトソーシングを成功させるためのポイントとして、以下の3つが挙げられます。
それでは、情シスのアウトソーシングを成功させるためのポイントを、それぞれ解説します。
アウトソーシングに先立って、自社の課題を明確にしておきましょう。
どの業務にリソースが不足していて負担が大きいのか、優先して解決すべき課題は何かを洗い出すことで、アウトソーシング先の企業に求める条件を明確化できます。その結果、アウトソーシングで失敗するリスクを下げ、成功する確立を上げられるでしょう。
長期的な計画を立てることも、アウトソーシングの利用では大切です。
将来的にはアウトソーシングの利用を減らし、社内で業務を賄えるようにしたい場合には、ノウハウの蓄積や人材の育成を進める必要があります。そのため、計画的にアウトソーシング先のノウハウを吸収できる仕組みや育成環境を整えることが大切です。
トラブルが起きても迅速に対応できるように、トラブルへの対処方法を決めておくと良いでしょう。
トラブルへの対処方法が決まってないと、トラブルの解消に時間がかかってしまい、リソースを無駄に使ってしまう可能性があります。そのため、トラブル発生時のマニュアルの作成やルールを決めておくことが必要です。
おすすめの情シスのアウトソーシングのコミュニティとして、以下の4社を紹介します。
以下では、アウトソーシングのコミュニティを解説するので、それぞれ比較していきましょう。
CIO Loungeは情報システムの責任者の知識を集め、日本企業のIT化やデジタル化、DX化を加速するために活動している非営利団体です。
現在、急速に進化しているIoTやAIなどのICT技術を、経営にどう取り入れて企業活動を成長させるかが企業の大きな課題となっています。この課題について、経営幹部やCIO、そしてIT部門責任者たちは、どのように対応すべきかを悩んでいます。
そこで、大手企業で先進的にこの課題に取り組んできたメンバーが集まり、各自の経験や知識を活かして、悩む経営幹部やCIO、IT部門責任者の相談相手となり、解決策を見つけ出し、情報化社会の進展に貢献する活動を行うことや、最新のICT技術の普及促進によって科学技術の発展を促す活動、さらには企業へのコンサルティングやセミナー開催、次世代CIOの育成などを通じて経済活動を活性化する活動を目的として、CIO Loungeがあります。
CIO シェアリング協議会は、企業に専属で雇用されるのではなく、適切なタイミングで各企業にCIOとしての知見を提供する非常勤のCIOの活用を促進し、またそのような働き方を希望するCIO人材の活躍の場を広げることを目指しています。
活動内容としては、下記が挙げられます。
上記の活動と、CIOシェアリングというコンセプトをもち、現状のIT人材不足を踏まえた上で、多くの企業のITの投資戦略や情報利活用の実践を主眼として活動している協議会です。
「一般社団法人 ひとり情シス協会」は、ひとり情シスの方々のために経験豊富な情シスの知識を活用して支援するために活動している法人協会です。主な活動内容としては下記が挙げられます。
ひとり情シスの方々への情報の提供は簡単ではないものの、実現した上記のプロジェクトにてひとり情シスの方々へメッセージを発信しています。
コーポレートエンジニアコミュニティは、コーポレートエンジニアや情報システムに興味のある方同士の情報共有や相談等を目的として、コミュニケーションツール「Slack」のグループをまとめている団体です。
現在、約4,000人以上の参加者が集まり、情報システム部門に特有の知識や悩みなどを生の声で共有しています。パソコンの処分方法から最新のセキュリティ技術まで、さまざまなトピックについて話し合っています。スタンプをつけたり、情報をシェアしたり、参加者同士がつながったり、質問や回答をしたりと、自由に情報システムSlackを活用して楽しんでください。
情シスの業務をアウトソーシングする理由としては、以下の4つが挙げられます。
また、属人性の解消やシステムの安定稼働を可能にするメリットもあります。
一方で社内にノウハウが蓄積しづらかったり、情報漏洩のリスクがあったりと、デメリットにも目を向けながらアウトソーシングの利用が大切です。
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