About us 情シスのじかんとは？
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「RFPはどういう意味？」
「RFPを作成する目的はなに？」
上記のような疑問をお持ちの方がいるのではないでしょうか。
RFPは日本語で「提案依頼書」と呼ばれ、発注者の考えをシステム開発者に正確に伝え、相互理解を深めることが目的とされています。
本記事では、RFPに記載する内容や作成するメリット・デメリットを解説しています。作成の流れやRFPの提出後の流れも紹介していますので、RFPの知見を深めたい方はぜひ参考にしてください。
RFPとは「Request for Proposal」の略で、日本語では「提案依頼書」と呼ばれます。企業が情報システムの導入や業務委託を行う際に、発注先を選ぶために、候補となるシステム開発会社に具体的な提案を依頼する書類です。この書類には、システムの目的や概要、要件や制約条件などが記載されています。
RFPでは、3つの要求を明確にするのが重要です。具体的には、下記となります。
RFPは一般的にはWordやPowerPointの資料で作成されますが、ページ数は数ページから巨大なシステムの場合は数百ページにもなることもあります。
ただし、システムの規模に関わらず、RFPを作成する際には必ず「何を、いくらで、いつまでに」という3つの要求が必要となります。
RFPに記載する内容に関して、基本的には下記のような情報を記載する必要があります。
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情報 |
内容 |
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プロジェクト概要 |
・プロジェクトの主旨や目的 ・システム化対象業務 ・サービス概要と日程 |
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事業・業務情報 |
・事業の概要 ・現行業務 ・システム情報 ・現状の課題 |
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システム要求事項 |
・機能要求 ・非機能要求 |
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委託業務要求事項 |
・業務内容 ・物品の提供 |
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体制要件 |
・想定体制図 ・組織要員に求める実績 ・スキル要件 |
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RFPの実施要領 |
・手続き日程 ・提案書作成要領 ・評価基準 |
あくまで例なので、上記を参考にRFPを作成してみてください。
RFIとは「Request For Information」の略で、日本語では「情報提供依頼書」と呼ばれます。システム開発会社が情報収集をする際に、発注先の候補会社に対して会社情報や技術、製品に関する情報の提供を依頼し、RFIで得た情報をもとにRFPを作成します。
RFIを作成することで、一般に公開されているウェブサイトやパンフレットでは得られない情報を入手できます。提供される情報が機密情報に該当する場合もあるため、必要に応じてNDAを締結する必要があります。
「RFQ」とは、「Request For Quotation」の略であり、日本語では「見積依頼書」と呼ばれます。RFPにおいて、システム開発会社に提出してほしい事項の一つとして、必ず予算を記入する必要があります。
その際に、参考となる見積額を明示したい場合は、RFQを作成し、見積額の提出を依頼します。
要件定義は、導入プロジェクトが始まった後に行われる作業であり、具体的なソリューションに基づいて、システムが実装すべき機能や性能を明確にします。つまり、現実的かつ実現可能な仕様を明確にするのが目的です。
誤った例として、RFP（提案依頼書）に要求事項ではなく要件事項を記載しているケースがあります。コンサルティング会社にRFPの作成を依頼し、現行システムの改良版を想定した要件事項をExcelで整理しています。
RFPでは、ベンダーが提案するソリューションがこの要件事項に適合するかどうかを〇×で回答を求めます。しかし、これではERPなどのパッケージを提案したいベンダーは困ってしまいます。
要求を明確にせずに先に要件を決めてしまうと、結果的にはベンダーからより良い提案を受けることができません。その理由は、現行システムの改良版を想定してしまっているためであり、現行システムとは異なるソリューションを提案しようとすれば、大量のアドオンが必要になってしまいます。
RFPの目的は、発注者の考えをシステム開発者に正確に伝え、相互理解を深めることです。以前は、発注者がシステムに詳しくないため、口頭で説明したイメージや要求を開発会社が理解するのを求められていました。
しかし、情報システムで処理する業務が増え、複雑化しているため、口頭だけでは情報の抜け漏れや認識の相違が生じる可能性があります。そのため、RFPの作成が必要とされています。RFPは、必要な情報を明確に示すことで、プロジェクトの開始を円滑に進めるための重要な手段です。
一般的には、情報システム部門の担当者が発注者側の業務担当者や経営層とヒアリングを行い、RFP（提案依頼書）を作成します。
システム導入の際には、システムや業務に関わるメンバーでプロジェクトを立ち上げ、そのプロジェクトメンバーがRFPの内容を作成・確認します。
RFPを作成するメリットを3つ紹介します。
順に紹介します。
要求が具体化されていない場合でも、要求の概要を文書化することで、システム開発会社に対して明確に「何をしたいのか」伝えられます。これにより、良い提案を受ける可能性が高まります。
また、自社内ではシステムの専門知識が不足しており、最先端の技術を選択するのは難しいですが、システム開発会社から知識を補えるでしょう。要求外の提案も受け入れる余裕があると伝えることで、軸となる要求を満たしながら、発注者側が知らなかった技術を活用したより良いシステムを目指すことも可能です。
全てのシステム開発会社に同じ内容のRFPを提出することで、各社からの提案にばらつきがなくなり、適正な価格帯が把握できます。さらに、コンペによって提案力のある会社を見極めやすくなります。
見積書を確認することで、発注者が設定した予算が適切かどうか、また納期や作業日程が実現可能かどうかを確認できます。必要に応じて、予算の見直しや日程の再検討が必要になることもあります。
RFP作成までの流れを6STEPで紹介します。
それでは見ていきましょう。
システム導入を円滑に進めるためには、RFP（提案依頼書）を作成し、専任チームを編成するのが重要です。これにより、各部署の要望を反映させることができ、導入後に起こる社内のトラブルを回避できます。システムを利用するメンバーを中心に、各部署から選ばれたスタッフでチームを編成しましょう。
まず、システムを導入または開発する目的を明確にしましょう。各部署の現状の課題や問題点を特定し、それらを解決し、導入後に効果的に活用できるようにするための目標を設定してください。
課題を明確に把握し、目的を明確にしたら、具体的な解決策を立てていきます。目的を達成するためには、システムの活用方法や利用者、社内教育の必要性、他部署との連携によるメリットなど、細かい点を詳しく洗い出します。
システムの活用方法を検討し、全ての部署の要望を解決できる具体的な策をまとめましょう。もし社内の人材やスキルが不足している場合は、一部をシステム会社に委託して依頼する範囲を決めることも検討しましょう。
課題に対する解決策がまとまったら、実際にRFPを作成しましょう。作成が完了次第、各社に提出もしてください。
RFPを各社に提出した後は、各社からの提案や見積もりを日程通りに待ちます。
質問があれば、都度回答し、Q＆Aは各社に公開すると良いでしょう。各社からの提案が揃ったら、審査チームで詳細に検討します。
受託者を最終的に選定するプロセスでは、必要な場合には各社との調整を行います。
契約先が確定したら、RFPに記載した手順に従って連絡を行います。その後、契約書の取り交わしを含む具体的な業務開始の準備に移ります。
RFPを提出した後、発注者は各システム開発会社に対してRFPの内容を説明し、システム開発会社からの質問に回答します。この説明会は通常、オリエンテーションと呼ばれます。
その後、システム会社から提案書と見積書を受け取り、最も有力なシステム開発会社を選定し、提案書の調整などを行い、契約を結びます。
最後にRFPを作成する上での注意点も紹介します。
それぞれ紹介します。
導入の目的や自社の現状の課題、要望を詳細に明確に記載しましょう。
これらは見積にも影響を及ぼし、トラブルの原因となります。発注者と受注者が同じ認識を持つことで、希望通りの提案を受けることができます。
RFPを作成する際は、一人だけでなく、複数の人の意見を取り入れることで、抜け漏れを防ぐようにしましょう。後から各社に要求を追加すると、スケジュールの遅延が生じてしまう可能性があります。
また、受注者に余計な作業をさせることにもなりかねません。抜け漏れや誤解を招く表現がないか、細心の注意を払って確認しましょう。
各部署が異なる要望を持っているため、必要に応じて各所でチェックを行ってください。例えば、CRMやSFAの導入を検討している場合、通常は情報システム部門が主導権を握って導入を決定する場合が多いです。
しかし、情シス部門だけで独断で進めてしまうと、現場との調整が取れなくなる可能性もあります。最低限、利用する部署の確認は怠らないようにしましょう。
RFP（要求提案書）はシステム導入において不可欠な文書です。RFPを作成することで、システム開発会社に対して、望んでいるシステムの要求を明確に伝えることができます。
単純に要求を伝えるだけでなく、発注者自身がRFPを作成することで、システムに求めるものを再確認することもできます。ですから、ざっくりとした要求を伝えて任せきりにせず、自らRFPを作成するのが重要です。
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