バッファロー調査内容の概要

バッファローが行った最新の調査によると、日本全国の中小企業のうち、70.3％が何らかの形で情報システム（情シス）業務を外部に委託していることが明らかになりました。この調査は、企業のITインフラ管理やサポート体制が、特に中小企業においてどのように進められているかを詳しく探るもので、多くの企業が直面している課題を浮き彫りにしています。

調査結果からわかる一つの大きな理由は、専門的なITスキルを持つ社内リソースが不足していることです。

中小企業では、従業員一人ひとりが複数の業務を兼任することが一般的で、IT専門職に特化した人材を確保するのが難しい現状があります。そのため、システムトラブルの対応やセキュリティ対策、さらには日々のIT運用まで、広範囲な業務をこなすことができる情シス部門を社内に持つ企業は少数派となっています。

また、日常業務に追われている企業では、情シス業務を自社で抱えることが負担となり、効率的な運営が難しいと感じているケースが多くあります。特に、サーバーの管理やネットワークの保守、データバックアップといった定期的な業務は専門知識を要する上、時間も労力もかかるため、外部委託することで業務負担を軽減し、コア業務に集中したいと考える企業が増えています。

さらに、外部委託を選択することでコスト削減も期待されています。

IT専門家を社内に雇うよりも、必要な時だけ外部業者に依頼する方が、特に小規模な企業では経済的な選択肢となる場合が多いです。月額制や時間制で提供されるサービスを利用することで、予算の範囲内での運用が可能になるため、IT管理における費用対効果を最大化したいというニーズに応える形で、外部委託が進んでいるのです。

 

調査結果から見える「組織」の問題点

組織全体で情シス業務を外部に委託することで、短期的なメリットが得られる一方、長期的にはいくつかの問題が発生する可能性があります。

知識が社内に蓄積されない

IT関連の知識や経験が社内で蓄積されないというリスクです。外部に委託することで、ITトラブルの原因や解決策が企業内で共有されず、将来的なトラブル時に迅速な対応が難しくなることが考えられます。

サービス品質の低下

委託先とのコミュニケーション不足が、サービス品質の低下や意思疎通の不一致を引き起こすことも少なくありません。特に、中小企業では限られたリソースの中で迅速な意思決定が求められるため、このようなコミュニケーションエラーが致命的な影響を与える可能性があります。

長期コスト、セキュリティリスクの増加

外部委託によって一時的にコスト削減ができても、システムの根本的な改善やアップデートを怠ることで、結果的に長期的なコストやセキュリティリスクが増大する可能性もあります。

 

調査結果から見える「個人」の問題点

調査結果から浮かび上がるもう一つの課題は、外部委託が進むことで個々の従業員に生じるスキル面での問題です。多くの中小企業では、日常的にITシステムを利用する場面が増えているにもかかわらず、実際にはITリテラシーの向上があまり進んでいないことが見受けられます。

外部委託に依存するあまり、社内の従業員が自分たちでシステムトラブルを解決する能力を育てる機会が減少しているのです。

日々のITトラブル

特に問題となるのは、IT関連のトラブルや障害が発生した際に、従業員がどのように対処するかという点です。小さな問題であっても、ITの専門知識が不足しているために、すぐに外部業者に依頼してしまうケースが少なくありません。その結果、トラブル対応のスピードが遅れるだけでなく、対応コストも無駄に増加してしまいます。

また、従業員がITに関する基本的なスキルを持っていないことで、日常業務に支障をきたす場面も出てきます。例えば、簡単な設定変更やソフトウェアのアップデートを自分で行えず、全て外部に頼る状況では、時間的なロスも発生します。

加えて、従業員が「ITの問題は自分の責任ではない」という認識を持ちやすくなる点も指摘されています。ITトラブルやセキュリティの問題が発生した際に、情シス担当者や外部業者に全ての責任を押し付け、現場の従業員は自ら問題解決に積極的に取り組もうとしないことがあります。このような意識の低下は、ITに対する組織全体の依存度を高めるだけでなく、セキュリティリスクが潜在的に高まる一因にもなります。

さらに個人レベルでの問題は、組織全体にも波及する可能性があります。従業員がITに対する意識を高め、日常業務においてもシステムを効果的に活用する能力を身につけることができれば、外部委託の依存度を下げ、組織内でのIT対応力を強化することができます。

そのため、外部委託を行うにしても、個々の従業員が最低限のITスキルを持つことが、企業全体のITリテラシー向上につながると言えるでしょう。

 

情シス部門で改善できること

 

外部委託に依存しすぎる現状を変えるためには、まず個々の従業員がITに対する基礎的な知識を身につけることが必要です。

情シス担当者の積極的な実務

情シス担当者がシステムの基本的なトラブルシューティングを習得することで、小さな問題に対しては自社内で迅速に対応できるようになります。

社内メンバーへの研修・勉強会

社内のITリテラシーを向上させるための研修や勉強会を定期的に開催することも効果的です。外部委託はあくまで補完的な役割であり、社内で解決できる部分は積極的に対応する姿勢が求められます。

外部委託先との密なコミュニケーション

様々な問題があったとしても、外部委託先を無くすことは現実的ではありません。外部委託先との定期的なコミュニケーションを強化し、現場のニーズを的確に伝えることが重要です。そうすることで、サービスの品質向上や、より効率的な運用が期待できるでしょう。

情シス業務を外部委託することは、コスト削減や効率化を図る上で有効な手段ではありますが、組織や個人の問題点を無視することはできません。社内でのITリテラシーの向上や、外部委託先との連携強化を図ることで、中小企業における情シス業務の課題解決につながるでしょう。

これからも情報システムの重要性は増していく中、組織全体でのIT対策が求められています。

（TEXT：犬を飼っているゴリラ 編集：藤冨啓之）