About us 情シスのじかんとは？
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「基幹システムってなんだろう？」
「基幹システムと混同しやすい用語が多くてわかりにくい」
「基幹システムを導入するメリットを知りたい」
基幹システムについて解説し、混同しやすい用語との違いをまとめました。導入した際のメリットや導入の流れ、選び方も紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。
基幹システムとは、おおもととなる経営を支える業務をコンピューターで管理するシステムです。具体的には、ビジネスをするのになくてはならない必須業務の受注管理や販売管理など、直接敵に経営に係る部門ごとの業務を効率をアップさせるシステムのことをさします。
これと決まって定義されるものはなく、基幹システムというカテゴリが存在し、そこに受注管理や販売管理などのさまざまな部門ごとのシステムが含まれる総称の概念です。
コンピュータを使って部門の根幹をなす業務の効率化を図るシステムです。ひとくくりに基幹システムと呼ばれても、部門ごとに業務の根幹になる内容は異なるので、構成内容は大きく異なります。
例えば、会計部門は金銭のやり取りを中心に業務を行うのに対して、生産部門は製品の生産を中心に行う業務です。それぞれの業務内容に合わせたものを求められるので、内容はそれぞれの特色を反映させたものになります。
基幹システムは用語や内容の類似性から、業務システムやERPシステム、情報システムなどに混同される用語です。よく混同される用語を4つご紹介し、違いについてもそれぞれ解説します。
それぞれについて解説します。
業務システムの違いは、運用する部門が経営に大きくかかわってくるかです。
業務システムは基幹システムと異なり、企業の経営に直接関わらない分野での業務を効率化させます。
例えば、コミュニケーションツールや、マーケティングツールなどが業務システムといわれています。そのシステムが止まってしまっても、代替品で業務可能なものが業務システムには多いです。
ERPシステムとの違いは、企業でまとめて管理されているかです。基幹システムと違ってERPシステムは、データベースを1箇所にまとめて管理するので、データの開示や変換が必要なく手間やミスが削減できます。リアルタイムで更新を確認できるので迅速な経営判断も可能です。
一方で、基幹システムはまとめて管理されて連携がとれておらず、部門ごとの業務を効率化させます。
情報システムとの違いは、カバーする業務の内容と、停止した際の企業への影響です。情報システムは基幹システムと異なり、コミュニケーションを行ったり、経理や人事などの社内業務の効率化を行います。情報システムが停止しても企業内で退行できるのが多いので甚大な被害が出ないです。
基盤システムとの違いは、企業のどの部分をになっているかです。基盤システムは基幹システムと異なり、企業のすべてのITシステムの基盤となるシステムのことをさします。具体的には社内ネットワークやサーべーやバックアップなどITインフラの基本を制御するシステムです。
基幹システムを導入すると、業務をコンピューターで管理できます。これによって得られるメリットを以下に3つご紹介します。
それぞれについて解説します。
業務の効率化が可能な点は、基幹システムを導入することで得られるメリットで一番大きいです。コンピューターで入力をするだけで管理や計算ができるので、ミスが減り手間も削減できます。他の関連する部門との連携もできれば、さらなる業務の効率化も可能です。
基幹システムを導入すると、業務の標準化が可能です。標準化とは。誰が業務を行っても結果に差が出にくいことをさします。コンピュータに入力をするシンプルな業務になるので、入力する人ごとの差が出にくいからです。また、業務の標準化は業務の効率化にも繋がります。
基幹システムを導入すると、経営情報の効率化が可能です。基幹システムによって各部門ごとのデータがリアルタイムで確認できます。これによって、より迅速な経営判断が可能で効率化が可能です。
ただし、部門ごとの連携は取れていない点で劣ります。一方で、ERPシステムと比べて基幹システムはコストを抑えられるのがメリットです。
基幹システムはさまざまな部門の業務を効率アップさせるシステムです。部門ごとに機能や特徴が異なるので、その詳細と種類を以下に7つご紹介します。
それぞれについて解説します。
販売管理システムは、販売部門の業務を管理し効率アップさせる基幹システムです。見積や受注、売上などの業務を管理して効率化します。
情報の入力やデータ検索、印刷・Excel出力などで業務の効率化が可能です。BtoBに向けた機能も充実しており、計算結果なども入力から自動算出されます。
生産管理システムは、生産部門の業務を管理し効率アップさせる基幹システムです。生産計画や品質管理、製造プロセス管理、資材調達などの業務を管理して効率化します。
在庫管理システムと連携すると需要と供給のバランスを調整できるのでより効率的な業務の実現が可能です。
販売管理システムは、発注と出荷に関する部門の業務を管理し効率アップさせる基幹システムです。見積りや受発注、売り上げ、請求などの業務を管理して効率化します。
販売管理システムを導入すると、発注から販売までの一連の流れをデータ化し効率化が可能です。過去のデータを参照して誤発注の防止もできます。
在庫管理システムは、在庫に関する部門の業務を管理し効率アップさせる基幹システムです。在庫状況をシステム上で確認できるので、在庫過多や欠品などを防止できます。
実際の在庫とデータ上の在庫の師合成を保てれば、データ上で在庫管理が可能になるので、在庫管理している場所にいかずして、リアルタイムに在庫をシステム上で確認可能です。
会計管理システムは、会計などの企業の金銭に関する部門の業務を管理し効率アップさせる基幹システムです。入出金や財務状況をシステム上で管理できるので、入力ミスや漏れを防げます。
帳簿や決算書の作成がデータ上で作成でき、数値を入力すると計算結果も算出できるので会計業務の効率化が可能です。手入力する箇所を大幅に削減できるので、入力ミスや計算ミスの帽子が期待できます。
勤務・勤怠管理システムは、従業員の勤怠管理に関する部門の業務を効率アップさせる基幹システムです。勤怠管理に関する業務を手作業でなく管理できるので手間が大幅に削減できます。
従業員それぞれの有給の回数の把握や、残業時間の管理などがコンピュータ上で管理でき、これを給与管理システムと連携させるとさらなる効率化も可能です。
人事・給与管理システムは、人事や給与関連の業務を管理し効率アップさせる基幹システムです。人事評価や給与計算などの業務を効率アップできます。
人事評価においては標準化が有効で、主観を減らした評価も可能です。勤務・勤怠管理システムと連携すれば、給与計算も勤務状況を考慮して算出ができます。人員配置や待遇の管理にも貢献できるシステムです。
製品タイプと要素で選ぶのが基幹システムを選択する上で重要です。製品タイプと要素でコストや使いやすさが大きく変わってきます。
製品タイプから選ぶ際のポイントと、要素別から選ぶ際のポイントをそれぞれ解説します。
基幹システムの製品タイプで選ぶ際は、費用や運用方法を考慮して選ぶ必要があります。基幹システムの製品タイプを以下に2つご紹介します。
それぞれについて解説します。
オンプレス型の基幹システムは、ランニングコストを抑えられ、システムのオプションの拡張性が高くカスタマイズ出来ます。自社内にサーバーを設置する必要があるので、サーバー購入費と構築期間がコストです。初期投資はかかるものの、ランニングコストを抑えられるので、長期間にわたって運用するのであればメリットとなります。カスタマイズ性も高いので、自社に合ったシステムの構築がしやすいです。
クラウド型の基幹システムは、初期費用を抑えられ、最新版のクラウド上のサーバーを活用できます。インターネット上にサーバーを構築するので、自社内サーバーに設置場所が必要なく、構築期間も短期間です
。バージョンアップや保守も自社で行う必要がありません。カスタマイズ性が下がるので、自社にぴったりのシステムの構築ができない場合があります。また、ランニングコストが効果になる場合もあるので注意が必要です。
基幹システムは要素別で自社の目的やニーズにあった基幹システムを総合的に判断して選ぶのがポイントです。基幹システムを選ぶ要素を以下に4つご紹介します。
それぞれについて解説します。
導入する目的に合っている基幹システムを選びましょう。自社のどの部門でどんなところの業務を改善したいかを明確にして、問題解決ができる基幹システムを選択します。コスト面を重視したり、評判だけを参考にしたりすると自社に合っていない基幹システムを選択してしまうでしょう。
使いにくかったり、問題解決ができなかったりとかえって業務の負担になってしまう可能性があります。機能とデモンストレーションによる使い勝手も参考にして基幹システムを選択しましょう。
システムの安定性がことが重要です。基幹システムは業務の根幹に関わるのでシステムダウンしない、エラーやトラブルが少ないことも重要な要素といえます。基幹システムが使えず、取引先へ何度も影響を与えてしまうと企業としての信用が落ちるでしょう。
検討している基幹システムを実際に運用しているところの評判を集めて参考にすると安定した基幹システムを選べます。
セキュリティの安全性が高い基幹システムを選びましょう。企業の根幹をなす情報を管理するのが基幹システムです。顧客情報や経営情報など情報漏洩が起こるとダメージが大きいデータを扱っているので強固なセキュリティが必要といえます。情報漏洩が起こると企業としての信用が落ちてしまうのでセキュリティには力を入れている基幹システムを選びましょう。
使いやすいものを選びましょう。導入するのにあたって、現在使用しているシステムと大きく変えることなく使用できるものや、カスタマイズで調整できるものが望ましいです。
使い勝手の詳細をデモンストレーションで試用したり、ベンダーに確認しておくと良いでしょう。部門ごとで意見が割れる可能性もあるので、その場合は調整が必要です。
基幹システムの導入は段階別にして考えるとわかりやすいです。導入の流れを以下に5ステップに分けてご紹介します。
それぞれについて解説します。
基幹システムを導入する際は、まず初めに目的を明確にしておきましょう。目的を明確にしておかないとどんなものを導入したいかがわからず、自社に合わなくて使いにくい基幹システムを構築する可能性があります。業務の効率化ができず、負担が増えることもあるので目的の明確化は重要です。
予算次第では。ITコンサルタントなどの専門家に入ってもらえば、目的が明確化でき、要望に近い基幹システムを構築できます。
目的がまとまったところでベンダーから提案を受けましょう。大企業であれば、RFPという提案書を準備するとベンダーから最適な提案を受けることができます。
RFPの作成が難しい場合は提案依頼書としてまとめるだけでも要望を伝えやすいです。内容のはっきりしない目的や要望を提出すると、余白や拡張性を加味して見積りを取られてしまい効果になる可能性もあるので注意しましょう。
各ベンダーから提案が出揃ったら基幹システムを選定しましょう。先述した、基幹システムの選ぶポイントは以下の通りです。
【製品タイプで選ぶ】
オンプレミス型
クラウド型
【要素別で選ぶ】
目的にあってる
安定性が高い
セキュリティの安全性
使いやすい
これらをすべて網羅するのは難しいですが、デモンストレーションや試用なども活用できるので、自社の業務を効率化できる基幹システムを選びましょう。
基幹システムが決定したら、導入です。計画に沿って開発・構築します。選んだシステムがクラウド型の場合はすぐに導入できますが、オンプレミス型の場合は設置が必要になるので構築期間がかかります。
試験運用が始まるまでに、マニュアルの配布やオリエンテーションをするとシステムの運用がスムーズに進むでしょう。
導入できたら試験運用を行います。ベンダーとエラーやトラブルの検証を行い、システムが正常に稼働するか確認しましょう。今回導入したシステム以外の連携がある場合はここで確認します。
本格的に運用した後は保守が必要です。不具合やエラーが起こらないように運用しましょう。
SAPとは、ドイツのERPソフトウェア開発会社。SAP社の基幹システムは世界的なシェアを誇り有名なので、ERP製品を「SAP」と呼ぶことも多いです。このため、混同が起こりやすい用語となっています。
SAPの詳細と基幹システムとの関係をそれぞれ解説します。
SAPは英語の「System Analysis Program Development（Systemanalyse Programmentwicklung）」という言葉を略したドイツの会社で、SAPは「サップ」とは呼ばずに「エス・エー・ピー」と呼びます。
1972年に世界初のERPパッケージを開発しました。社会のグローバル化とともに世界的なソフトウェアベンダーとして発展した企業です。
SAP社は世界的なシェアを誇るソフトウェアベンダーです。SAP社の基幹システムやERPシステムも世界的に有名なので「SAP」と呼ばれています。現在ではSAP S/4HANAという製品を提供しており、多くの企業がこれを導入、更新している状況です。
基幹システムとは、経営に係る部門ごとの業務を効率化するシステムです。導入すると部門の負担を軽減し効率化ができるだけでなく、経営情報の迅速な対応が可能になります。
業務の効率化、標準化、経営情報の迅速な確認がメリットです。導入する際は基幹システムを導入する目的を明確にして選定することが重要になります。
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