About us 情シスのじかんとは？
About us 情シスのじかんとは？
INDEX
「バックオフィスDXって何？」
「バックオフィスDXの重要性って？」
上記のような疑問をお持ちの方がいるのではないでしょうか。
バックオフィスDXとは、デジタル技術を活用しバックオフィス業務を変革させることを指します。また、バックオフィスDXの重要視される理由としては下記の6つが挙げられます。
本記事では、バックオフィスDXの概要や重要視されている理由、課題を解説していきます。推進する上でのポイントや成功事例も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
バックオフィスDXについて紹介する前に、「バックオフィス」と「DX」について触れましょう。
そもそもバックオフィスとは、直接顧客と関わらない部門や職種のことで、経理や人事、総務、法務などが該当します。これらは、フロントオフィスのパフォーマンスや経営の健全性に影響を与える重要な部門です。
そして、DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して社会やビジネスを変革することを指します。
つまり、バックオフィスDXとは、デジタル技術を使ってバックオフィス業務を改革することを意味しており、最近では、組織全体の変革につながり、競争力を強化するために、バックオフィス部門のDXが注目されています。
近年、バックオフィスDXが重要視されています。重要視されてきている理由を5つ紹介します。
それぞれ紹介します。
バックオフィスDXが重要視される理由として、深刻なバックオフィスの人手不足が挙げられます。
バックオフィス部門はフロントオフィス部門とは異なり、直接的な利益を生み出すことがないため、人員補充がなかなか行われません。そのため、バックオフィス業務を少人数で担当しているケースや、フロントオフィスの担当者がバックオフィス業務も兼任しているケースも少なくありません。
将来的には、少子高齢化の進行により人手不足がより深刻化すると予想されています。そのため、限られた人員でバックオフィス業務を遂行するには、デジタル技術を活用して業務を効率化・自動化することが不可欠です。
人手不足だけでなく、労働生産性の低下もバックオフィスDXが重要視されている理由となっています。
例えば、公益財団法人 日本生産性本部が公開している「労働生産性の国際比較2023」によれば、日本はOECD加盟38ヶ国中で労働時間あたりの生産性で30位、一人当たりの労働生産性では31位となっており、これらの順位は1970年以降のデータ収集においても最も低いものです。
そして、日本の労働生産性の低下には、紙ベースのアナログ業務が一因として挙げられます。バックオフィス部門では、帳票や契約書、申請書など、さまざまな文書を扱っていますが、これらを紙で処理することで、作業時間の増加やミスの発生が起こりやすくなり、生産性の低下につながっています。
組織の競争力を高めるためには、DXを推進し、紙ベースのアナログ業務から脱却することが重要です。
バックオフィス部門における働き方改革の推進においても、DXの取り組みは非常に重要です。少人数でバックオフィス業務を担当している場合や、フロントオフィスの担当者がバックオフィス業務も兼任している場合では、一人当たりの業務負担が大きくなり、長時間労働に陥りやすい状況となります。
また、書類を扱う機会が多いバックオフィス部門では、書類の印刷や押印、封入封緘などの紙ベースの業務がテレワークの導入を難しくしています。長時間労働の是正やテレワークの導入など、働き方改革を進めるためには、デジタル技術を活用した業務効率化やペーパーレス化などのDX推進が必要です。
2023年10月から導入されるインボイス制度（正式名称：適格請求書等保存方式）は、バックオフィスDXの重要な要素の一つです。この制度の導入により、請求書の形式変更に伴う確認事項の増加や仕分け作業の複雑化が予想されており、経理部門を含むバックオフィスの負担増加が懸念されています。
このような業務の負担増加と複雑化に備えて、企業はデジタルインボイス（電子化された適格請求書）への移行を含むバックオフィス業務のデジタル化とDX推進に取り組むようになっています。
改正電子帳簿保存法（改正電帳法）は、バックオフィスDXの必要性が高まる一因となっています。2022年1月に施行された改正により、帳簿書類の電子保存の要件が大幅に緩和され、ハードルが低くなりました。
一方で、電子取引における「紙の保存に代える措置」が廃止されたため、これまで印刷して保存できた電子取引情報を電子データのまま保管する必要が生じました。つまり、帳簿書類の電子保存は容易になった反面、電帳法への対応がますます重要となったといえます。
この改正電帳法を契機に、企業の中でバックオフィスDXの一環として帳簿書類の電子化を検討する動きが増えています。
2018年に、経済産業省が発表した「DXレポート」には、「2025年の崖」というキーワードが登場しました。この「2025年の崖」とは、多くの経営者が新たなデジタル技術を活用し、柔軟にビジネスモデルを創出・改変することで将来の成長と競争力強化を図るために、DXの重要性を理解していることを指します。
しかしながら、既存のシステムが事業部門ごとに構築され、全社的なデータ活用が困難であったり、過剰なカスタマイズが行われているなどの理由により、システムが複雑化しブラックボックス化しています。
そのため、経営者がDXを望んでも、データ活用のためにこのような既存システムの問題を解決する必要があり、そのためには業務自体を見直す必要もあります。しかし、現場側からの抵抗も大きく、この課題をどう克服するかが課題となっています。もし課題を克服できない場合、DXが実現できないだけでなく、2025年以降、最大12兆円/年（現在の約3倍）の経済損失が生じる可能性があるとされています。
バックオフィス部門は、比較的DXがしやすい定型的な業務が多く存在しています。企業はDXの必要性を理解しているものの、具体的な取り組みに至っていない状況もあります。また、デジタル技術を導入することと、それをしっかりと運用・定着させて「変革し競争力を強化する」というDXの本来の目的を達成することは別の問題です。
そのため、バックオフィス部門のDXは、どの企業においても急務と言えるでしょう。
前章では、バックオフィスDXの重要性を紹介しましたが、本章ではメリットを5つ紹介します。
順に解説します。
業務を自動化したりデジタル化することで、人件費などのコストを削減することができます。例えば、紙を使った業務では、書類の印刷代や保管費用などの固定費に加えて、稟議承認のために書類を受け渡したり押印したりするために、担当者の時間がかかっています。
しかし、ペーパーレス化を実現することで、印刷代などの固定費を削減することができます。また、担当者の業務時間も削減されるため、重要な業務に集中することができるようになります。
バックオフィス業務の効率化は、企業の生産性を向上させる重要な要素です。例えば、手作業で行っていた経費精算のデータ入力作業を自動化することで、1時間かかっていた業務をたったの10分で完了することが可能になります。
業務の効率化によって、他の業務に専念する時間を確保できるため、生産性の向上が期待されます。
もしも紙媒体メインでバックオフィス業務を行っている場合、作業するためにはオフィスに出社する必要があります。しかし、バックオフィスDXを導入すれば、テレワークが可能になります。テレワークの導入により、多様な働き方が実現できるため、優秀な人材の獲得にもつながります。
実際に、会社の中途採用ページに「テレワークを導入しています」と掲載すると、ライフステージに合わせた多様な働き方ができるという認識が広まり、新卒採用においても優秀な人材が集まるという声が上がっています。
人の手による作業では、どんなに注意していてもミスが起こることがあります。しかし、お金や個人情報を扱うバックオフィスの業務は、どれも非常に重要で、ミスは絶対に許されません。
バックオフィスDXを進め、自動化を推進することで、ミスの可能性を限りなくゼロに近づけ、業務の正確性を確保することができます。
バックオフィス業務は、専門的な知識が必要であり、一部の担当者にしか理解されていない傾向があります。しかし、特定の担当者に依存していると、その人が事故や休職、退職した場合に業務が停止してしまうリスクが企業には存在します。
そこで、バックオフィスDXを進め、業務を標準化し、マニュアルをデータ化することで、このリスクを解消することができます。
前章ではバックオフィスDXのメリットを5つ紹介しましたが、DX化を進めていく上で課題やデメリットもありますので、本章では3つ紹介します。
それぞれ紹介しますので、メリットとともに押さえておきましょう。
取引先とのやり取りに使用する書類は、紙で提供しなければならない場合が多いです。そのため、デジタル化が難しいケースもあります。解決策として、受領した書類をスキャンして電子保存し、デジタルで管理する方法が考えられます。
紙の書類をデジタルで管理することには、書類の検索が容易になるというメリットがあります。また、複数の社員が同時に閲覧できる利点もあります。全ての請求書を紙で保存すれば管理がしやすいと思うかもしれませんが、2022年からは電子帳簿保存法により、データで受け取った請求書や領収書はデータで保存することが義務付けられました。
つまり、データで受け取った請求書や領収書はデータで管理しなければなりません。紙で保存し続けると、紙の請求書とデータの請求書の両方を管理する必要があり、特定の書類を探す際に手間がかかる可能性があります。全ての請求書をデータで保存することで、必要な管理が容易になります。
「デジタル技術に詳しい人材が社内で不足している」という問題は、DX化を進められない企業にとっての課題の一つです。IT人材が不足している原因としては、「業界全体でIT人材が争奪戦になっている」ということや、「社内での育成が不十分である」ということが考えられます。
しかし、人材を育成してからDX化を始めるというアプローチでは、なかなかDX化を進めることはできません。IT人材が不足している企業にとって重要なのは、ITツールの操作に慣れていない人でも簡単に導入や管理ができるツールを選ぶことです。
さらに、サポート体制が整っているツールを利用することで、ツール開発企業の担当者と協力しながら運用することが可能です。
DXの必要性は理解しているものの、どの業務から始めればいいのかわからず、DX化が後回しになっているケースも多いでしょう。業務の中でどこから始めるべきかわからない原因の一つは、業務が特定の人に依存し、不透明になっていることです。
全体の業務内容を把握できなければ、どの業務にどのような改善策が必要なのかを考えることもできません。まずは、業務内容を整理し、ITツールを導入できそうな業務と従来の方法で行う業務を明確にする必要があります。
その際に、「DX推進指標自己診断結果入力サイト」（独立行政法人 情報処理推進機構（IPA）が公開）や、「IT活用適正診断」（社団法人IT顧問化協会が提供）などのツールを活用することも一つの手段です。
バックオフィスDXの進め方を紹介します。
順に紹介しますので、DX化に失敗しないためにもぜひ参考にしてください。
バックオフィス業務は複数部門に分かれており、多岐にわたるため、一度にすべての業務をDX化することは困難です。そこで、優先度の高い業務（部門）から順番に取り組み、スモールスタートすることをおすすめします。
優先度は、業務の重要性や影響範囲、DX化による効果や費用対効果などを考慮して決めると良いでしょう。たとえば、経理や人事などは企業経営に直結する重要な業務であり、DX化によって大きな効果が期待できるため、優先度が高いといえます。
最初に着手した部門や業務の変革が軌道に乗ったら、成功・失敗のフィードバックを次の取り組みに活かしながら、徐々に拡大していくことで、リスクを最小限に抑えつつ効果の最大化が期待できます。
経済産業省は、2019年7月に「DX推進指標」というツールを発表しました。この指標は、経営幹部や事業部門、DX部門、IT部門など、DX推進に関わる人々の認識を一致させるために作られました。この指標を活用することで、自社のバックオフィス業務における課題やDXによって達成したい目標を明確に把握することができます。
「DX推進指標」には、以下の3つの活用方法があります。まずは、「認識共有・啓発」として、DX関係者の間で共通の認識を持ち、今後の方向性について議論を活性化させることができます。次に、目指すべき姿を議論し、実際のアクションに繋げるためのツールとして活用します。最後に、アクション後の評価と進捗管理に活用することで、継続的な改善を図ることができます。
バックオフィスDX推進の指針として「DX推進指標」を活用することで、自社のバックオフィス業務の課題を解決するための適切な目標設定や効果的なアクションを行うことができます。
バックオフィスDXを推進する際には、新たなデジタル技術を導入することで、データの一貫性と一元管理、業務効率の向上、コンプライアンスの強化などのメリットを得ることができます。
ただし、既存のシステムが古くなっていたり、データ連携のために高額な費用が必要な場合は、全てを連携させることに無理をせず、段階的に連携を強化したり、APIを介在させたりすることが良いでしょう。
「DX推進指標」によれば、バックオフィスDXに取り組んだ後は、定期的な効果測定と改善を繰り返し、DXの成熟度を高めることが重要です。テクノロジーとビジネス環境は常に変化しているため、一度成功したとしても、継続的な改善が必要です。
さらに、ビジネスニーズや規制、市場環境の変化により、新たな課題が生じる可能性もあります。改善を継続することで、これらの変化に柔軟に対応できるようになります。効果測定と改善は、バックオフィスDXの成功に欠かせません。
定期的な効果測定と改善を行うことで、プロジェクトの目標達成度を評価し、必要な調整が可能になります。
本章では、ウイングアーク1stが提供しているバックオフィスDXを実現しているソリューションの「invoiceAgent（インボイスエージェント）」を導入して、DX化が推進した事例を紹介します。
大手商社の伊藤忠商事株式会社は、請求書のWeb配信システムを構築するために「invoiceAgent」を活用しました。同社は2018年から帳票基盤の見直しを進めてきましたが、2020年の新型コロナウイルス感染症の流行により、紙ベースの帳票運用の問題が明確になりました。同社には約600の営業部署があり、各部署の担当者が請求業務を担当しています。
しかし、コロナ禍により在宅勤務が必要とされるようになり、担当者たちは在宅で請求業務を完了することができず、出社しなければならない状況になりました。そのため、同社は「invoiceAgent」を導入し、請求書をWebで配信するシステムを構築することを決定しました。
導入決定から約半年の短期間で本格運用を開始し、在宅勤務でも請求業務に対応できる環境を実現しました。さらに、同社は帳票の電子化をバックオフィスDXの第一歩と位置づけ、さらなる「invoiceAgent」の利用拡大を目指しています。
ポリプラスチックス株式会社は、高性能エンジニアリングプラスチック製品の製造・販売を行っています。「invoiceAgent」というシステムを導入することで、経理領域のDX推進と改正電帳法への対応を実現しました。
ポリプラスチックス株式会社では、全社的なDX推進活動の一環として、さまざまなシステム・データベースで管理していた情報をSalesforceに集約する取り組みを進めてきました。経理領域では、2022年1月に施行される改正電帳法への対応と、新たなワークフローの構築による経理部門のリモートワーク実現が課題となっていました。
そのため、ポリプラスチックス株式会社は「JIIMA認証」を取得し、Salesforceとの親和性が高い「invoiceAgent」を導入することを決定しました。契約を結んだのは2021年10月であり、約半年で開発を完了し、本格稼働を開始しました。
結果として、月に1千件の一般経費取引の請求プロセスを電子化することに成功し、業務工数の削減や検索性の向上、経理部門で最低週1回のリモートワークが可能になるなど、大きな効果を実感しています。
世界170ヶ国以上で事業を展開しているダイキン工業株式会社は、化学事業部において、2018年に業務の標準化とシンプル化を目指した「グローバル統一基盤プロジェクト」を開始しました。
ダイキン工業株式会社は、リアルタイムに事業部全体の業績が把握できなかったり、グローバルルール取引計上基準が曖昧で数字の精度が低かったりといった、効率化を追求しきれていない課題を有していた。
そこで、グローバル統一基盤プロジェクトでは、帳票作成から配信までをシームレスに行うための帳票システム基盤として、「SVF」「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent 電子取引」を導入しています。これにより、グローバルな視点で帳票のデジタル化と一元管理を実現し、業務の効率化に貢献しています。
バックオフィスDXを実現することで、コストや工数を削減し、柔軟な働き方に対応することができます。これにより、「2025年の崖」問題を解決する一助となります。成功すれば、競争の激しいビジネス環境で競争力を維持・強化することが可能です。
ただし、DXは短期間で実現できるものではありません。長期的な視点で取り組む必要があります。自社の状況を考慮し、無理のない計画を立てて実行しましょう。DXの成功には、経営層やバックオフィス担当者の協力が不可欠です。DXの目的やメリットを説明し、協力を得ながら推進していきましょう。
30秒で理解！フォローして『1日1記事』インプットしよう！
