About us 情シスのじかんとは？
About us 情シスのじかんとは？
「情シスのあるあるってどんなのがあるんだろう？」
「この問題ってよくあることなのかな？」
情シスのあるあるを「他部署からの問い合わせに関するあるある」「業務内容に関するあるある」「悩みに関するあるある」に特徴ごとでまとめました。この記事では、情シスのあるあるを3つの分野にわけて、それぞれ具体例を挙げながら紹介します。
あるあるに対する解決法も紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。
情シスは「問い合わせに関するあるある」がよくあるといわれています。問い合わせに関するあるあるが多くなるのは、IT関連のトラブルシューティングやシステム更新などのサポート業務が、情シスの業務内容だからです。
情シスは企業のIT部門として、保守管理や企画などITに関するさまざまな業務をになっています。しかし、パソコン周辺機器のエラーのようなハード面の問い合わせやOSのエラーのようなソフト面の問い合わせがITの専門家であるがゆえに情シスのあるあるとして多いのが実態です。
情シスあるあるの問い合わせに関する5つをご紹介します。
それぞれについて紹介、解説していきます。
パスワードに関する問い合わせは特に多く発生します。パスワードを忘れるとログインできずに業務が停止するからです。
パスワードを変更した場合でも、情シスが管理するシステムであれば、すぐにパスワードの再発行で対処できるでしょう。
社外のアプリやツールなどの情シスが関わらないパスワードまでは把握していません。しかし、情シスはこれらのパスワードの問い合わせにも対応する場合があります。
社外のシステムを運用している場合は、ブラウザでのパスワード管理を推奨する対策をしておくと、パスワードに関する問い合わせの削減やトラブルの早期解消に繋がるでしょう。
プリンタで印刷できないエラーは、よく問い合わせが入ります。情シスの管理しているネットワークエラーや通信トラブルであれば対応できるからです。
プリンタ自体の故障で印刷ができないエラーのような、原因が情シスの管理しているシステムでなくても情シスに問い合わせが入ります。情シスはITの専門家として社内で活躍しているので、PC関連の問い合わせ先に選ばれやすいからです。
とはいえ、情シスが管理していない分野のエラーは対応に限界があり、無理に修理するとメーカー保証の対象外になります。専門外だと判断した場合はメーカーに対応を依頼しましょう。
エクセル関連も情シスによく問い合わせが入ります。エクセルの使い方も「PCが得意な情シスならわかりそうだ」と思われるからです。
そもそも情シスがエクセルが得意かはわかりません。エクセルの使い方の相談はよいとしても、トラブルシューティングができるわけではなく、情シスの専門外です。インターネットでエクセルの使い方を検索したり、自部署で詳しい方に質問するのが良いですが、情シスの立場ではそう答えにくいですよね。
本格的にエクセルのトラブルシューティングをするのであれば、実際にあったよくある質問や基本的な使い方をまとめておくなどの工夫をすると、次第に効率良く対応できるようになるでしょう。
システムの更新やOSのアップデートをした直後は問い合わせが多くなります。更新やアップデート直後はエラーが多くなったり、操作方法が大きく異なったりするからです。
システムのエラーが起こった時の対処は情シスの本領発揮といえます。早急に原因を突き止めてシステム復旧に努めましょう。
操作方法が大きく変わるのが前もってわかる場合は、各部署に周知しておくと良いです。完全に新規のシステムを導入する際はメーカーと連携して操作のバックアップ体制を強化しておくのがおすすめです。
システムの更新やOSのアップデートをする際は、問い合わせが増えるので万全の体制で臨みたいですね。
何もしていないのにエラーが起きた時の問い合わせは、大変な問題解決の一つであります。「突然エラーが出た」と言われると、情シスはパソコン内部でどんなことが起きてエラーになったか調べる必要があるからです。
まず、エラー直前までどんな操作をどのようにしていたかを、エラー報告者から情報提供してもらわないと状況が把握できません。パソコン内部のログをたどり、パソコン上ではどんな操作がされて、どこでエラーになったかの時系列をはっきりさせます。
重大なエラーであるほど同じエラーを起こすわけにはいかないので、少ない情報とログ確認で対応しないといけない大変なエラー対応です。
業務内容に関するあるあるはネガティブなイメージのものが多いです。人は良いことよりも嫌なことの方が強く印象に残り覚えています。
そのためネガティブな内容のあるあるが多いです。普段から仕事が大変だなと思ったり、もっと良くなればいいのになと感じることは、他の情シスの方も同じように感じる「あるある」かもしれません。
情シスあるあるの業務内容に関する5つをご紹介します。
それぞれについて紹介、解説していきます。
IT関連の事なら何でもわかると思われます。情シスは、職場のIT関連の仕事の多くを任される事が多いからです。社内のネットワーク管理やセキュリティの保守、ハードウェアの管理、ソフトウェアの更新など情シスの業務範囲は多岐にわたります。とはいえ情シスはITの万能サービスではありません。
業務範囲が広いため、IT関連の事であれば何でもわかると誤解が生じてしまうのです。そのため、情シスの操作したことのない専門部署のソフトウェアのエラー対応を依頼されてしまいます。
専門的なソフトウェアのエラーはメーカー問い合わせをした方が良い場合が多いのでメーカー問い合わせを視野に入れて対応すると良いでしょう。
タイミングで変わってきますが、問い合わせで1日が終わってしまい、やりたかった他の業務ができないことがあります。問い合わせが多くなってしまうのは、情シスが社内のIT関連業務の多くを任されているからです。
社内のネットワークやハードウェア、システム更新など情シスの業務は多岐にわたり、特にOSアップデートやシステムの更新をした直後は、エラーが多く発生する可能性が高いです。大企業のように管理するシステムが多い場合は、連日どこかしらの部署のシステム更新をする可能性があります。
頻繁にシステム更新を行っているとその分問い合わせも増えるのでエラーが立て続けに発生し、1日中問い合わせ対応で仕事が終わることもあるでしょう。
情シスは予算・人員不足が多い部署といわれています。IT専門職は人手不足の状況であり、優秀な人材確保が難しいです。最新技術を採用すれば人手不足を解消可能ですが、予算問題で導入できません。
情シスは慢性的な人手不足なので、問い合わせ対応で1日が終わったりひとり部署になって多忙で責任が重くなったりします。
この問題は、大企業でもおこる事で、社会的なIT専門職の人手不足を表すといえます。
情シスは評価されにくい部署といわれます。社内のネットワークやセキュリティの管理など目立たない業務をする縁の下の力持ちの部署だからです。
営業部門や開発部門など成果が目に見えて出る部門と情シスは異なります。しかし、会社のIT関連の業務で保守、管理、企画などをすることで、目に見えにくい成果ではありますが、会社の働きやすい環境を情シスは作っています。
また、経営陣にIT関連の知識が少なく理解を得られないので、ITの重要性を理解してもらいましょう。理解を得ることができれば予算を回してもらえる可能性も増えますよ。
過去のシステムがブラックボックス化してしまっていて手が出せないことがあります。
これは、長年にわたって使われるシステムやソフトウェアの管理状況が不明瞭になっているから起こるあるあるです。
古いシステムの管理者が不在だったり、システムの構築が更新のたびに継ぎ足されていて構築状況を把握しきれてなかったりします。このような状況だとメンテナンスや改修が難しく、情シスにとって悩みの種となるでしょう。
心機一転して大規模改修して新システムの導入すれば改善することもありますが、予算や管理状況の問題で新規システム導入に踏み切れない実態があります。
どの業界でも悩みはありますが、情シスでも「悩みあるある」は存在します。情シスとして働いてつらいことがある方には共感できる内容の代表的なあるあるを3つ紹介します。
それぞれについて紹介、解説していきます。
情シスは無能だと思われがちです。これは仕方のないことですが、ITの専門家でPC業務やIT関連の事であれば何でも解決してくれると誤解されるからです。依頼したことが解決できないと無能だと思われます。
確かに情シスはITの専門家ではありますが、専門外のことはわかりません。専門部署に関することや、メーカー対応が必要なことは、対応はできても解決まではできないのです。
対応する際に「自分がどこまでなら対応できそう」か説明すると良いでしょう。
情シスは嫌われやすいといわれています。専門的な業務のため、説明が分かりにくかったり、エラー復旧に時間がかかったりするからです。
マイナスイメージを持たれがちなので、専門用語を減らしたわかりやすい説明と復旧に時間がかかる理由を説明するなど、他部署とのコミュニケーションを取ることで嫌われにくくなるでしょう。うまく対応できれば信頼を得られますよ。
大企業なのに情シスが自分ひとりだけのことや、場合によっては他の部署と兼業することもあります。情シスがひとりになってしまうのは、世界において慢性的なITの人材不足だからです。
ひとりで情シスの業務をこなすのは仕事量が多くなり責任重大な業務になります。
現在の状況を経営陣に伝えて、IT化が進む社会での情シスの重大さを説明してみると良いでしょう。
情シスあるあるの解決方法は「コミュニケーションをとる」です。
専門的な業務内容で成果の出にくい情シスの業務は地味かもしれません。経営陣からの理解を得られれば、予算を後回しにせず情シスの仕事環境改善に努めてもらえますし、人員を増やしてもらえる可能性があります。
情シスのあるあるを減らして働きやすい環境づくりのためにも、コミュニケーションをとって信頼される話しかけやすい情シスを目指してみてはいかがでしょうか。
情シスあるあるは以下の3つのパターンに分けられます。
どれもコミュニケーションを取ることで改善できることが多いです。予算や人員不足を解消して根本的な改善ができればあるあるの回数も減らせます。
あるあるだと感じることは、遭遇する機会が多いので対策を立てるのをおすすめします。
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