パワポ？エクセル？異なるツールの使用から生じる問題とは

みなさん、こんにちは。「情シスの星」編集部です。今日もおつかれさまです。金曜日の朝にお送りする「情シスの星」では、情報システム（情シス）部門の日常を通して、業務の裏側に迫ります。

これまでの情シスの星シリーズ ▶︎

日々の業務で直面する「ツールのギャップ」の問題。部門やメンバーごとに使っているツールが異なると、情報共有やコミュニケーションの面でスムーズにいかないことがありますよね。今回は、議事録の話に関連して、ツールの観点から円滑なコミュニケーションを実現する方法について触れたいと思います。

ツールの違いが生む問題点とは？

C&B社では、議事録を作成するツールについて議論が巻き起こっている様子。些細な一コマではありますが、実は使用するツールが異なることで、思わぬ弊害が起こることもあります。

たとえばパワーポイントで作られた企画部門の議事録を受け取ったメンバーが、「編集が難しい」「テキストが見づらい」と感じる場合があります。また、エクセルでのフィルター機能が重宝されている情シス部門からすれば、テキストのみのワードは使い勝手が悪いと感じるかもしれません。

議事録の話は一例にすぎませんが、異なるツールの利用によって、情報の「サイロ化」が発生するリスクがあります。

情報の「サイロ化」とは？

情報の「サイロ化」とは、組織内の情報が部門やチーム内で分断され、閉じた状態になっていることを指します。サイロ化は「サイロ（穀物を貯蔵する施設）」になぞらえており、情報がある一部門やグループの中だけに蓄積され、外部とのアクセスや共有が難しい状態が生まれることを意味します。

情報のサイロ化が進むと、以下のような問題が生じる可能性があります。

情シス部門としては、こうしたサイロ化を解消し、スムーズな情報共有をサポートすることが大切です。

情シス部門ができるサポート方法

部門間の情報のギャップを埋めるために、情シス部門はどのようなサポートを行えるのでしょうか。たとえば、以下のような内容があげられます。

こうした工夫でコミュニケーションのギャップを減らすことで、各部門が協力しやすい環境を整えられます。

異なるツールのギャップを越えて、円滑なコミュニケーションへ

漫画で描かれたようなツールの違いが、時には思わぬコミュニケーションの壁となることがあります。各部門が円滑に情報を共有できるよう、情シス部門のみなさんが「橋渡し役」としてサポートすることで、社内全体の生産性向上につながるでしょう。

それでは、今回のまとめです。

これからも、「情シスの星」シリーズを通して、星さんの奮闘とともに情シスのリアルをお届けします。それでは、また来週、金曜日の朝10:00にお会いしましょう！

イラストレーター：ユアサミズキ

鳥取県出身、福島県いわき市在住のイラストレーター。
カーオーディオ/カーナビメーカーにて商品企画/商品戦略業務に10年間 従事し、2010年に独立(というか脱サラ)。福島県を拠点にイラストレーター・グラフィックデザイナーとして活動中。ウェブサイトやSNSでは ほぼほぼ毎日、イラスト絵日記として１コマ漫画を掲載しています。それがきっかけで今回の「情シスの星」にもつながったので、継続ってやっぱ大事だな～と思っているところ。
シンプルゆるめなイラストの他、力強い線で描くスタイルや、繊細な線による女性画など、幅広くご活用いただいています。
https://mizdesk.com

 

編集・ライター：七瀬ユウ

新卒で大手Slerに入社し、基幹システムの開発・プロジェクトマネジメント業務に従事。WEB広告企業でセールスライターの経験を経て、2021年にWebライターとして独立。オウンドメディアのSEO記事制作や、SNS運用代行、Kindleプロデュースなどを担う。情シスのじかんでは企画立案から執筆、編集を担当。

 

（漫画：ユアサミズキ、編集：情シスのじかん）

知られざる情シスの生態、日常へようこそ
『情シスの星』

情報システム（情シス）部門に潜む、知られざる情シスの生態、日常を描いた漫画シリーズ「情シスの星」。本連載は、毎週金曜日の朝10時に配信予定です。金曜日は、一週間の締めくくりでありながら、週末への心の切り替えが始まるちょっと特別な日。「あるある〜」と頷いたり、日々の業務に役立つヒントを得たりしながら、情報システム（情シス）部門に携わる方に楽しく読んでいただける連載を目指します。

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