About us 情シスのじかんとは？
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「基幹システムをリプレイスするってなんだろう」
「リプレイスを失敗を減らす方法を知りたい」
基幹システムのリプレイスとは何か、リプレイスの概念からメリットについてまとめました。この記事では基幹システムのリプレイスについて解説、紹介しています。移行方式や失敗を防ぐ方法についても解説していますのでぜひ参考にしてみてください。
リプレイスとは、新しくして構築しなおすことです。語源として英語の「replace」からきており、直訳すると「交換する」という意味を表します。
保守を行っていたとしても、消耗品なので時間とともに劣化して使いにくくなり、正常に動き続けることはありません。一新することで、AIやDXなどへの対応やシステムの世代遅れによる不具合の防止、ブラックボックス化への対処などが可能です。新規導入よりも既存のシステムのことを考慮するため、難易度がたかくなります。
基幹システムとは、おおもととなる経営を支える業務をコンピューターで管理するシステムのことです。具体的には、ビジネスをするのになくてはならない必須業務の受注管理や販売管理など、経営に係る部門ごとの業務を効率化するシステムのことをさします。
部門ごとの特徴が強く出るので、基幹システムはそれぞれの業務内容に合わせたシステムです。例えば、会計部門は金銭のやり取りを中心に業務を行うのに対して、生産部門は製品の生産を中心に行う業務にあわせたシステム構成になります。
リプレイスは、根幹をなすシステムの一新するので、企業にとって大変な作業となります。それでもリプレイスはいつかはやらなければなりません。以下に5つご紹介します。
それぞれについて解説します。
システムがどうなっているかわからない「ブラックボックス化」を防げます。「ブラックボックス化」とは、前任のシステム管理者が退職や転勤で不在でシステムの状況や構成を完全に把握している人がいなくなってしまうことです。
適切にリプレイスが行われていれば、システムの状態を把握している人が引き継げます。なんだかよくわからないけど動いているから使い続けるシステムにしないためにも、定期的にリプレイスを行って状況や構成を把握して、ブラックボックス化を防ぐことが重要です。
システムの複雑化を防げます。更新やアップデートをリプレイスしないで行い続けると、さまざまな機能を取り入れた状態になり複雑です。
適切にリプレイスが行われていれば、システムが複雑化する前に必要な機能の追加と共に一新できます。複雑化して同じ動作の再現ができなくなる前にリプレイスするといいでしょう。
リプレイスはコストがかかりますが、行わなかった場合よりも構成次第で大幅に維持コストを抑えられます。現在ではクラウド型というインターネット上に構築する方法も取られており、初期投資やリプレイス時のコストの削減も可能です。
DXは企業が競争力強化のために取り入れています。DXとは、デジタルトランスフォーメーションのことを指し、企業がビッグデータやAIを活用し、業務やビジネスモデルを変化させ競争力強化を図ることです。
従来のシステムでは、ビッグデータやAIなどにシステムが対応していないことがあり、リプレイス時に対応できるようにすればDXを活用できます。
システムをリプレイスした際に、最新のセキュリティを取り入れるので向上します。最新のセキュリティでないと防げない場合もあるので強化や向上に繋がることは率先して行いましょう。
基幹システムのリプレイスは4種類の移行方法があり、どのよう名方法でにして新システムへするかが大切です。基幹システムのリプレイスの方法を4種類以下にご紹介します。
それぞれについて解説します。
一括移行方式は、既存システムから一度にまとめて移行する方法です。そのため、時間とコストを削減できます。独立した状態で移行が行われるので、システム間の混同がありません。
一方でシステムを移行している時間は基幹システムが停止して使用不能になるので、取引先へ迷惑がかからないタイミングを選んだり、周知しておく必要があります。
また、データサーバーなどが自社に設置されている場合は同時に2つのデータサーバーが設置できる場所が必要です。新たに導入するシステムによりますが新システムの設置場所も検討しましょう。
別のもので例えるなら「引っ越し」です。新しい家が出来上がったら一度に引っ越しするイメージです。
段階移行方式は、いくつかにわけて段階的に変更するリプレイスの方法です。部分ごとに移行していくので、万が一エラーが起こった場合も、部分ごとで移行していることでどの部分からエラーが起こっているかを把握しやすいといわれます。
一部分ずつ移行するので、完全に終わるまでに時間がかかる移行方式です。また、移行している間は新しいものと既存のものを同時に運用する期間があります。
別のもので例えるなら、「リフォーム」です。キッチンからリフォームして順調に進んだら、次はお風呂場といったように部分ごとに進めていきます。
順次移行方式は新しいものと既存のものを同時に運用し、移行しても問題が出ないか確認しながら徐々に新システムへの意向を行う方式です。
正常に作動するか順次確認しながら移行するので大きなエラーやトラブルの発生のリスクを抑えることができます。新システムに大きな問題が生じても旧システムがバックアップできるので心配ありません。
新しいものと既存のものを同時に稼働させる必要があるので、移行に携わる人員や場所、時間などのコストがかかります。
別のもので例えるなら「できた場所から引っ越し」です。完成したキッチンから引っ越しをして新しい設備を使います。続いてお風呂場、リビングといったように完成した順に徐々に引っ越しをして、やがて一つの家全体の引っ越しが完了するイメージです。
パイロット移行方式は、一部の部門を先行して試験的に移行していく方式です。部門ごとにわけて移行をしてみて無事に移行が出来たら次の部門というように進めていきます。
もし、問題が起こっても、現在移行をしているあたりで問題が生じていると推測しやすいです。同一企業内では共通の部分もあるので、部門を移動しても共通している部分を活かすことができます。
別物のもので例えると「お試しリフォーム」です。キッチンをリフォームしてみて、お試しをして上手くいくようであれば次の場所をリフォームします。お試しをしてその結果を活用する点が他の方式と異なる点です。
ただし、基幹システムは部門ごとに特色が異なるシステムです。すべての部門で同じように移行が進むとは限らないことを覚えておきましょう。
基幹システムのリプレイスは企業の根幹をなすシステムの更新なので、綿密な打ち合わせが必要です。基幹システムリプレイスの進め方を6ステップにわけて以下にご紹介します。
それぞれについて解説します。
リプレイスのプロジェクトチームを発足します。情報部門や経営部門だけでなく基幹システムの運用にかかわる各部門の担当者もチームに含めましょう。これによって現場で使用する際に気付く問題点などの改善を加味したリプレイスが可能になります。予算も問題となってくるので財務状況を熟知しているメンバーをチームに含めると良いでしょう。
リプレイスをどんな目的のために行うかを明確にしましょう。チームで減税の基幹システムのどこを変えて、どんなところに新たに導入するシステムを活用するかを検討しましょう。
目的が明確になっていないと、どこを残してどこを改善したいかが決まらず、リプレイスが良い結果になりません。また、必要ないオプションや機能を導入してしまうリスクも抑えられます。
リプレイスする目的がはっきりとしたところで、それを実現できるベンダーを選定しましょう。簡単に言えばメーカー選びです。システムの尚洋だけでなく、ランニングコストや移行方式など要望以外の要素も総合的に判断してベンダーを決めましょう。
1社だけでなく複数のベンダーから選び、実機のデモンストレーションを受けることができます。ベンダーを選ぶ際の参考にするといいでしょう。
ベンダーからの提案をまとめて移行計画を策定しましょう。具体的な移行期間のスケジュールや予算などを計画します。
ベンダーごとに移行計画を出してもらい比較することで、より自社に合ったリプレイスを実行可能です。また、移行計画に部門ごとの認識のずれがないことを確認しましょう。ここでの移行計画を元に最終的なリプレイスの成功が決まるので、チームの意見をまとめて移行計画にしてください。
システムの開発と準備をします。システムを導入するベンダーがシステムの要件定義をしてどのようなものを準備するかを明らかにし、それを元にシステムとプログラミングの設計をする段階です。
プログラミングまで作業が終わり次第、正常に動くか確認します。まずは現場に持ち込む前に、新システムが正常に稼働するのが導入では重要です。作業期間を減らすためにも必要な作業になります。
システムの設置が終わり次第、リハーサルを行います。移行作業をスムーズに行うために移行の順序や問題点の修正を行い万全な体制で移行作業に映ることが重要です。
実際は選択した移行方式によって詳細は異なります。リハーサルで決めた流れを無視して移行するとトラブルやエラーの原因です。前もって決めた流れで意向をすればスムーズにできるでしょう。移行が問題なく完了したら実際の運用になります。
基幹システムのリプレイスは業務効率アップなどのメリットはありますが、時間や経費、手間などがコストです。リプレイスを失敗しないポイントを以下に6つご紹介します。
それぞれについて解説します。
準備をおろそかにしないのが重要です。新しく構築して導入するよりも、既存のものをリプレイスする方は難易度が高いといわれています。そのため、システムの導入以前の準備や計画が重要です。関係する各部門の意見が取り入れられるチームづくりや経費の調達などの準備をしっかりしましょう。
目的を明確化しましょう。システムのリプレイスを何のために行うかを明確にして、最終的にそこに落ち着くことを大前提として計画します。新しい技術を取り入れるだけでなく、現状維持を図るが、システム自体を一新することも大いにありえます。
しかし、そうであるならば、現状維持を図るよりも現在のシステムの無駄を減らすなどの目線からアプローチして目的を明確化するのも良いでしょう。
ベンダーはシステム構築の専門家ではありますが、実際に現場でシステムを使っているわけではありません。システムの問題点や改善点などをいち早く察知でき、要件定義に意見を反映できるのは各部門の人たちです。
ベンダーに任せきりになってしまうと自分たちの意見が入らず、使いにくいシステムになってしまいます。積極的に関わり、意見交換をすることで使いやすいシステムにできる可能性が高まるでしょう。
リプレイスはゴールではありません。リプレイス自体はそれで終わりにはなりますが、システムを運用していく中で、保守や更新は続けていくものです。
それ以降のことも考慮して移行ができると今後の負担にならず、失敗しにくいリプレイスができるでしょう。今後を見通したリプレイスを計画し、ブラックボックス化や複雑化を防ぐのが重要です。
リプレイスの際は一度に必要なシステムを取り入れるのも良いですが、失敗を防ぎたいのであれば、櫃お湯尚システムを段階的に取り入れることを検討しましょう。一度取り入れてしまったシステムを排除するよりも、システムを追加していく方が再構築の負担にりにくく、効率的です。リプレイスは数年おきに行うものです。
今回のリプレイスで取り入れなかったシステムも次回に再検討できるように、必要なものの優先度を考慮して段階的に取り入れてみましょう。
リプレイスして作業効率がアップするのは良いですが、リプレイスにはリスクとコストが存在します。予算の問題もありますが、移行期間は日常業務に支障が出たり、新システムを覚えて使いこなすまでに時間がかかったりするリスクです。
メリットを得るためにどこまでリスクとコストをかけられるかチーム内で検討し、各部門への影響を考慮してリプレイスの計画を立てましょう。
基幹システムのリプレイスは既存のシステム一新し、入れ替えることです。システム自体は経年劣化や新技術への対応のために定期的にリプレイを行うのが良いとされています。リプレイスを行う際は、目的を明確にして構成定義を決めていくと失敗が少ないです。
定期的にリプレイスを行うと、システムの引継ぎができ、ブラックボックス化や複雑化を防ぎ、維持コストの削減もできます。移行方式は4つ方法があり。それぞれ特徴があるので、移行移行方式からリプレイスの方針を決めるもの良いでしょう。
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